Skoči na vsebino

SREČANJA UPORABNIKOV MODELA CAF

Srečanje vodij kakovosti

V četrtek, 27. septembra 2018 smo na Ministrstvu za javno upravo gostili vodje kakovosti iz organov, ki samooceno po modelu CAF izvajajo v letošnjem letu.

 

Šest organov (Mestna knjižnica in čitalnica Idrija, Generalna policijska uprava, UE Litija, Občina Žalec, Občina Postojna, Občina Slovenske Konjice) je s samooceno že zaključilo, preostali (Urad vlade RS za komuniciranje, Občina Komen, Direkcija RS za infrastrukturo, Občina Dobrovnik Občina Tržič) pa so v zaključni fazi.


Srečanje smo začeli s prikazom animiranega filma CAF, ki smo ga priredili po bolgarskem originalu. Uvodni nagovor vsem udeležencem je podala vodja sektorja za kakovosti Barbara Zupanc, kjer je poudarila pomen modela CAF, predstavila njegovo nadgradnjo-CAF EPI in udeležence opozorila na Kongres kakovosti v Portorožu v začetku novembra 2018. Sledile so predstavitve s strani prisotnih vodij kakovosti o tem, kako je proces samoocene in priprave poročila ter akcijskega načrta tekel v njihovi organizaciji, na kakšne izzive so naleteli in kako so se na proces odzvali vodstvo in zaposleni. Sogovorniki so imeli največ težav z ustrezno motivacijo sodelavcev za sodelovanje v ocenjevalni skupini, nekateri pa tudi z razumevanjem in podporo vodstva, sploh v skupinah, kjer vodstveni kader ni sodeloval v procesu. Med rezultati samoocene največkrat omenjajo pomanjkljivo spremljanje doseženih rezultatov, v akcijskih načrtih pa so napovedali tudi merjenje zadovoljstva strank in zaposlenih.

_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

 

 

Zaključni sestanek drugega pilotnega projekta CAF EPI

 


V torek, 18. 9. 2018 smo se sestali s predstavniki sodelujočih organov (upravnih enot) in zunanjimi ocenjevalci CAF EPI na zaključnem sestanku, na katerem smo predstavili rezultate ocenjevanja in strnili zaključke.


Uvodoma je Barbara Zupanc, vodja sektorja, pozdravila vse prisotne in podala ključne informacije v zvezi s potekom 2. pilotnega projekta.  Projekt se je začel v novembru 2017 s pozivom k sodelovanju organom, ki so redni uporabniki modela CAF. V marcu 2018 smo izvedli dvodnevno usposabljanje za zunanje ocenjevalce (ZO) CAF EPI, posvet za prijavitelje in posvet za zunanje ocenjevalce. Prijavitelje so ocenjevale 2- oz. 3-članske ocenjevalne skupine po predvidenem terminskem planu (v obdobju april-junij), vključno z obiski ocenjevalcev pri prijaviteljih. Končna poročila o ocenjevanju je Urad za razvoj, Sektor za kakovost posredoval prijaviteljem v mesecu juniju, oz. začetku julija. Predvidoma v začetku prihodnjega leta pa je napovedala še podelitev diplom za sodelovanje v projektu.


V nadaljevanju je Loredana Leon pozdravila vse udeležence in se jim zahvalila za konstruktivno sodelovanje saj brez njih ne bi dosegli tega, kar sledi v nadaljevanju predstavitve. Nato je predstavila glavne ugotovitve v projektu, v katerem je sodelovalo 14 prijaviteljev - upravnih enot: Idrija, Celje, Ilirska Bistrica, Hrastnik, Logatec, Maribor, Ljutomer, Trbovlje, Ptuj, Ribnica, Murska Sobota, Kranj, Nova Gorica in Ormož in 28 zunanjih ocenjevalcev - javnih uslužbencev.


Nadaljevala je s predstavitvijo rezultatov ocenjevanja prijaviteljev, vključno z glavnimi ugotovitvami (komentarji ZO – prednosti, priložnosti za izboljšave in priporočila), primerjave rezultatov tega projekta z rezultati 1. pilotnega projekta ter ugotovitve analize ugotavljanja zadovoljstva prijaviteljev, kot tudi ZO. Podobno kot v 1. pilotnem projektu je analiza rezultatov ocenjevanja pokazala na to, da je v organih prisotna močna podpora vodstva za izvajanje SO v obravnavanih organih, da so usmerjeni k rezultatom svojega dela, kar izhaja iz odgovornosti za nudenje visoko kakovostnih storitev državljanom. S pogledom na absolutne vrednosti doseženih ocen (za 1. in 2. steber) pa ugotovimo, da so bili rezultati v predhodnem projektu malenkostno boljši v smislu, da bi v rednem postopku z istimi rezultati vsi pridobili naziv Uspešni uporabnik CAF. Pri tem pa je potrebno ponovno poudariti, da v tem postopku ne gre za zunanje ocenjevanje po modelu CAF, ampak zgolj za preverjanje skladnosti izvajanja posameznih faz v izvedenih procesih samoocen v organih (postopkovno). Več o rezultatih ocenjevanja.


Analiza rezultatov ankete o zadovoljstvu v projektu je pokazala, da so bili sodelujoči v glavnem zadovoljni, določeno mero nezadovoljstva pa je bilo zaznati (predvidevamo) zlasti pri tistih, ki so bili nekoliko slabše ocenjeni, kot tudi tistih, ki bi si želeli večjo dodano vrednost. V tem smislu je bilo v smeri izboljšav postopka CAF EPI dogovorjeno, da MJU dopolni proces CAF EPI s fazo individualnih zaključnih sestankov med prijavitelji in ocenjevalnimi skupinami ter preuči vsebino obrazca končnega poročila CAF EPI kot tudi možnosti rednih srečanj ZO in prijaviteljev CAF EPI.


Ob koncu je Barbara Zupanc povedala tudi to, da je bilo na začetku predvideno, da se pridobljena EU finančna sredstva namenijo za zagon procesa CAF EPI (= izvedbo dveh pilotnih projektov), v okviru katerih smo se vsi skupaj zelo veliko naučili. Do konca te perspektive pa načrtujemo, na podlagi pridobljenih izkušenj, vpeti proces CAF EPI v delujoč sistem, ki bo na eni strani spodbujal organe JU k samoocenjevanju, prenosu dobrih praks in izboljševanju delovanja; na drugi strani pa jih preko CAF EPI presojal in s priporočili optimalno usmerjal proces samoocenjevanja. Pomembno vlogo pa bodo v sistemu imeli zunanji ocenjevalci CAF EPI in predstavniki vodstva za kakovost (PVK-ji). Poimenovala jih je »ambasadorji kakovosti«, preko katerih se bodo izmenjevali znanje in izkušnje, prežeti s pozitivno energijo.


Nenazadnje je prisotne obvestila še o aktivnostih na pripravi sprememb modela CAF – »CAF 2020« pod okriljem Avstrije, kot trenutno predsedujoče EU. Zbrane predloge za spremembo modela smo posredovali EIPI, ki je v okviru delovne skupine sprejela nekaj naših-SLO predlogov: vsebine glede varovanja osebnih podatkov (GDPR), digitalizacije, transparentnosti, predlog individualnih sestankov predstavnikov prijavitelja in ocenjevalnih skupin z namenom podrobnejše razlage vsebin poročila;  vključitev procesa CAF EPI v brošuro CAF.
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________

 

 

Posvet za prijavitelje in posvet za zunanje ocenjevalce 2. pilotnega projekta CAF EPI

 

V marcu smo izvedli Posvet za prijavitelje (6.3.2018) in Posvet za zunanje ocenjevalce (27.3.2018) v drugem pilotnem projektu CAF EPI, kjer smo predstavili potek izvedbe letošnjega projekta vključno s terminskim načrtom aktivnosti.


Uvodoma je vodja sektorja, Barbara Zupanc na obeh posvetih pozdravila prisotne in predstavila sodelavce iz sektorja ter naše ključne rezultate iz projektov, ki jih izvajamo na področju kakovosti. Izrazila je zadovoljstvo, tako nad dobrim odzivom upravnih enot na naš poziv k sodelovanju v 2. pilotnem projektu v vlogi prijaviteljev, kot tudi odziv javnih uslužbencev za sodelovanje v vlogi zunanjih ocenjevalcev. Povedala je, da smo letos izvedli dvodnevno usposabljanje za nove zunanje ocenjevalce in tako povečali nabor zunanjih ocenjevalcev, ki bodo letos izdelali zunanje povratne informacije za 14 upravnih enot, sodelujočih v projektu.


Na posvetu za prijavitelje je izkušnje sodelovanja Upravne enote Grosuplje, z veliko mero iskrenosti in pozitivne energije, predstavila načelnica mag. Lorena Goričan. Povedala je, da so izredno zadovoljni, da so imeli možnost sodelovanja, saj so s tem pridobili strokovno izdelano zunanjo povratno informacijo v obliki končnega poročila. Pohvalila je ocenjevalno skupino, njihovo strokovnost in pozitivno naravnanost, saj so jim osvetlili prednosti in nakazali možnosti za nadaljnje izboljšave v procesu samoocenjevanja. Ministrstvu in ekipi sektorja se je ponovno zahvalila za usmeritve, pomoč in vso podporo.


Loredana Leon je predstavila potek drugega pilotnega projekta s poudarkom na novostih in izboljšavah na podlagi izkušenj iz prvega projekta. Predstavila je terminski načrt in prisotne opozorila na ključne bližajoče se aktivnosti in roke, ki zadevajo prijavljene organe in zunanje ocenjevalce ter na spremembe pri izbiri načel odličnosti, ki jih bodo ocenjevalci še posebej sistematično pregledali. Ocenjevalci so bili seznanjeni tudi s sestavo ocenjevalnih skupin. Mag. Vitomir Pretnar pa je zunanjim ocenjevalcem predstavil nekaj dobrih in manj dobrih praks pri lanskem ocenjevanju in pisanju končnih poročil ter poudaril, da se na obisku pri prijaviteljih osredotočijo predvsem na dialog s prijaviteljem in manj k zbiranju dejstev v podporo ocenjevanju.
Na obeh posvetih se je skupno udeležilo 53 predstavnikov upravnih enot, ministrstev in drugih organov.

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________

 

Uvodno srečanje predstavnikov vodstev za kakovost

V četrtek, 1. februarja 2018 je na Ministrstvu za javno upravo potekalo uvodno srečanje novih predstavnikov vodstev za kakovost iz organov javne uprave, ki nameravajo v tem letu prvič izvesti samooceno po modelu CAF. Teh organov je letos 14, poleg organov v sestavi ministrstev in nekaterih javnih agencij prvič sodelujejo tudi občine. Namen tovrstnega srečanja, ki je letos potekalo že drugič, je predstavitev prednosti uporabe modela CAF, okvirnega terminskega načrta in vloge strokovnih sodelavcev MJU, ki organom nudijo strokovno pomoč.

Uvodni nagovor vsem udeležencem je podala direktorica Urada za razvoj Jelena Tabaković, ki je poudarila pomen nenehnega izboljševanja, med katere sodi tudi uvedba modela CAF. Vodja Sektorja za kakovost Barbara Zupanc je izpostavila vlogo sektorja in sodelavce, ki bodo pri uvedbi modela CAF nudili pomoč in strokovno svetovanje. Mag. Vitomir Pretnar je poudaril prednosti samega modela CAF in koristi, ki jih za organ oz. organizacijo prinaša uvedba modela CAF, Barbara Peharc pa je udeležencem predstavila vlogo predstavnika vodstva za kakovost ter predviden terminski načrt uvedbe modela CAF v letu 2018. Praktične izkušnje iz uvedbe modela CAF je na koncu predstavila še predstavnica vodstva za kakovost na Generalnem sekretariatu Vlade RS, dr. Sara Pernuš, ki je model CAF v svoj organ uvedel v letu 2017.

________________________________________________________________________________________________

Zaključni sestanek prvega pilotnega projekta CAF EPI

V torek, 26. 9. 2017 smo zaključili prvi pilotni projekt "Zunanja povratna informacija CAF - CAF EPI" s skupnim sestankom predstavnikov prijaviteljev, zunanjimi ocenjevalci in sodelavci Sektorja za kakovost (Urad za razvoj).

Uvodoma se je vodja sektorja, Barbara Zupanc zahvalila prisotnim za vložen trud in sodelovanje v projektu. V nadaljevanju pa je Loredana Leon predstavila rezultate pilotnega projekta CAF EPI, v katerem je sodelovalo 16 zunanjih ocenjevalcev, ki so ocenili 6 prijaviteljev - upravnih enot: UE Grosuplje, UE Kočevje, UE Krško, UE Slovenska Bistrica, UE Vrhnika in UE Zagorje ob Savi. Povedala je, da je celoten proces potekal intenzivno in brez večjih odstopanj, obiski pri prijaviteljih so bili izvedeni po načrtu, po obiskih je MJU pravočasno prejel končna poročila, ki so jih pripravile ocenjevalne skupine in jih v začetku septembra posredoval prijaviteljem.

 

Rezultati so pokazali, da so sodelujoči prijavitelji vešči samoocenjevanja in so bili dovolj dobro ocenjeni, da bi v rednem postopku z istimi rezultati pridobili naziv Uspešni uporabnik CAF. Pokazala se je zlasti visoka predanost vodstva in osredotočenost na odjemalca.

 

V nadaljevanju je Barbara Zupanc prisotne obvestila, da v sektorju pripravljamo priročnik v obliki pregleda dobrih praks pri merilih modela CAF in pristopov z vidika načel odličnosti in predstavila terminski načrt prihodnjih aktivnosti sektorja. Prisotne je nato povabila k razpravi o izkušnjah v projektu, ki so pomembno vodilo pri bodočih aktivnostih na področju uporabe zunanje povratne informacije CAF EPI.

 

Loredana Leon je nadaljevala s predstavitvijo rezultatov analize ugotavljanja zadovoljstva prijaviteljev in analize ugotavljanja zadovoljstva zunanjih ocenjevalcev, ki so pokazali, da je bilo zadovoljstvo s sodelovanjem v projektu, tako na strani prijaviteljev, kot na strani zunanjih ocenjevalcev, na visoki ravni. Na MJU smo upravičeno zadovoljni, saj je bil narejen korak naprej v smeri dodatne spodbude in zagona za dvig nivoja uporabnikov modela CAF.

  

Z naslednjim mesecem pa v Sektorju za kakovost že začenjamo s prvimi aktivnostmi za drugi pilotni projekt CAF EPI, v katerem bomo uvedli nekaj novosti in izboljšav na podlagi izkušenj iz prvega projekta.

 

Več o 1. pilotnem projektu CAF EPI in rezultatih spletni povezavi.

____________________________________________________________________________________________

 

SREČANJE "KOORDINACIJA CAF UPORABNIKOV"

V sredo, 20. septembra 2017 je bilo na Ministrstvu za javno upravo organizirano že drugo srečanje predstavnikov vodstev za kakovost iz organov državne uprave, v katerih letos poteka samoocenjevanje   po modelu CAF. Kljub po dopustniškem času so aktivnosti v polnem teku.

 

Na srečanju je bilo prisotnih 19 predstavnikov vodstva za kakovost oz. članov samo-ocenjevalnih skupin.

V uvodu je vodja Sektorja za kakovost Barbara Zupanc predstavila novosti, ki se trenutno dogajajo na področju kakovosti v javni upravi. Na kratko je predstavila potek 1. pilotnega projekta CAF EPI ter v okviru tega pozvala udeležence o razmisleku o morebitni vključenosti v 2. pilotni projekt, ki bo potekal v letu 2018. Predstavila je tudi novo področje-inovativnost, ki se uvaja na MJU. Povabila je na predkongresno delavnico, ki bo v okviru mednarodnega Kongresa kakovosti na Bledu, kjer bodo podeljena tudi nekatera priznanja s področja kakovosti. Na koncu pa je poudarila, da se bo model CAF naslednje leto skušal uvesti v organe v sestavi in bo pri širitvi pomena uvedbe modela CAF odločilna tudi njihova spodbuda oz. vloga.

 

V nadaljevanju so predstavniki posameznih organov predstavili trenutni potek izvajanja samoocene. Skupna ugotovitev je bila, da izvajanje poteka dokaj nemoteno in brez večjih težav, tako da lahko pričakujemo pripravo poročil in akcijskih načrtov v dogovorjenih rokih, torej do konca letošnjega leta. V okviru razprave je bilo zastavljenih tudi nekaj vprašanj, izpostavljene pa so bile tudi določene dileme in pomisleki glede homogenosti samoocenjevalne skupine, različnega razumevanja meril, različnih pristopov pri notranji komunikaciji, stopnje tajnosti, merjenja organizacijske klime. Na vsa zastavljena vprašanja so predstavniki MJU-ja tudi odgovorili.

 

Za konec je vodja pilotnega projekta ter sodelavka Sektorja za kakovost Alenka Krebs predstavila »Merjenje zadovoljstva uporabnikov«, ki ga pilotno izvajamo na MJU in je trenutno v polnem teku.

 

Vsi skupaj smo se strinjali, da so takšna srečanja koristna prav za vse, zato se nameravamo ponovno sestati.

_____________________________________________________________________________________________

PRVO SREČANJE MREŽE PREDSTAVNIKOV ZA KAKOVOST

V torek, 27. junija 2017 je bilo na Ministrstvu za javno upravo srečanje predstavnikov vodstev za kakovost in vodij samo-ocenjevalnih skupin iz organov državne uprave, v katerih letos poteka samoocenjevanje   po modelu CAF- Skupni ocenjevalni okvir. Aktivnosti so v polnem teku, na srečanju pa smo želeli pridobiti informacije o poteku uvedbe CAF.

 

Na srečanju je bilo prisotnih 22 predstavnikov vodstva za kakovost oz. članov samo-ocenjevalnih skupin.

V uvodu je vodja Sektorja za kakovost Barbara Zupanc poudarila pomen uvajanja sistemov kakovosti v  organe javne uprave, s čemer sledimo ciljem iz Strategije razvoja javne uprave, predstavnike vodstev za kakovost pa označila za ambasadorje širjenja kulture kakovosti v javni upravi.

 

V nadaljevanju so predstavniki posameznih organov predstavili trenutni potek izvajanja samoocene. Skupna ugotovitev je bila, da izvajanje poteka dokaj nemoteno in brez večjih težav, tako da lahko pričakujemo pripravo poročil in akcijskih načrtov v dogovorjenih rokih. V okviru razprave je bilo zastavljenih tudi nekaj vprašanj, izpostavljene pa so bile tudi določene dileme in pomisleki. Na vsa zastavljena vprašanja so predstavniki MJU-ja tudi odgovorili. Z veseljem ugotavljamo, da so tekom izvajanja samoocen v različnih organih prišli do zametka nekaterih dobrih praks, ki bi jih veljalo v nadaljevanju  priporočiti tudi ostalim (npr. priprava kataloga dokazov, promoviranje in komunikacija sistemov kakovosti med zaposlenimi in podobno).

 

Za konec je vodja projekta ter sodelavka Sektorja za kakovost Vesna Križ Purič predstavila projekt »Ciljno vodenje«, ki ga pilotno izvajamo na MJU in je trenutno v polnem teku. Ciljno vodenje je eden izmed sistemov kakovosti, ki bodo v naslednjih letih uvedeni tudi v ostale organe javnega sektorja.

 

Vsi skupaj smo se strinjali, da so takšna srečanja koristna prav za vse, zato se nameravamo v jesenskem času ponovno sestati.

____________________________________________________________________________________________

 

Posvet za uporabnike modela CAF


V četrtek, dne 20.4.2017 je bil v organizaciji Ministrstva za javno upravo, Sektorja za kakovost organiziran posvet za predstavnike upravnih enot, v prvi vrsti za  tiste ,ki v upravnih enotah izvajajo vlogo predstavnikov vodstva za kakovost. Posvet je bil v  Ljubljani, na Ministrstvu za izobraževanje, znanost in šport, Masarykova16. Obravnavane so bile aktualne teme s področja uporabe modela CAF, kakovosti in projektov, ki so načrtovani ali že potekajo na tem področju.  Posveta se je udeležilo 81 udeležencev.


Namen dogodka je bil predstavitev dosedanjih samoocenitev na upravnih enotah in Ministrstvu za javno upravo, v skladu z modelom CAF ter pomen akcijskih načrtov v povezavi z zunanjim ocenjevanjem po modelu CAF oziroma eksterno povratno informacijo CAF-EPI.  Predstavljena je bila tudi dobra praksa UE Žalec z naslovom Obvladovanje psihosocialnega tveganja na UE Žalec.


V uvodu je direktorica urada za razvoj ga. Jelena Tabaković izpostavila pomen kakovosti za razvoj javne uprave in pohvalila upravne enote kot prve, ki so pred petnajstimi leti pričele uporabljati model CAF. Ta je danes razširjen že v preko 4000 javnih uprav v EU in svetu. V nadaljevanju je mag. Vitomir Pretnar predstavil povzetek poročil upravnih enot o samoocenjevanjih in načrtovanju teh v bodoče. G. Marko Aškerc je predstavil projekt samoocenjevanja na Ministrstvu za javno upravo. Predstavljena je bila tudi problematika akcijskih načrtov, kot tudi rezultatov samoocen in pomen le teh pri pridobivanju zunanje povratne informacije CAF-EPI. Ministrstvo načrtuje prve aktivnosti projekta že v mesecu aprilu in maju, zato so bili prisotni predstavniki upravnih enot pozvani k sodelovanju v projektu, kot prijavitelji in tudi kot zunanji ocenjevalci.


Ga. Simona Stanter, načelnica UE Žalec je za zaključek predstavila dobro prakso pri uporabi modela CAF z naslovom Obvladovanje psihosocialnega tveganja v UE Žalec, ki je zaradi svoje aktualnosti vzbudila med udeleženci veliko zanimanja.


V zaključni anketi so udeleženci izrazili željo po več takih srečanjih in predstavitev konkretnih problemov in rešitev le-teh, ki so se oz. se bodo pojavili v različnih upravnih enotah širom Slovenije.

 

 

PREDSTAVITEV MODELA CAF NA MINISTRSTVU ZA GOSPODARSKI RAZVOJ IN TEHNOLOGIJO

 

V četrtek, 20. aprila 2017 je bila na kolegiju Ministrstva za gospodarski razvoj in tehnologijo izvedena  predstavitev modela CAF kot orodja za uvajanje kakovosti v ministrstvo. To je bil prvi korak pri vrsti korakov uvajanja modela CAF na ministrstvu. Temu bo sledilo še imenovanje samoocenjevalne skupine, usposabljanje in proces samoocenjevanja. Namen srečanja je bil poudariti prednosti modela CAF za izboljšanje delovanja organa oz. organizacije. Na predstavitvi je bilo prisotnih 18 članov vodstva.

 

V uvodnem nagovoru je predstavnica vodstva za kakovost na Ministrstvu za gospodarski razvoj in tehnologijo mag. Tatjana Brinc na kratko predstavila vsebino srečanja. V nadaljevanju je mag. Vitomir Pretnar predstavil model CAF, umestitev modela v Strategijo javne uprave 2015-2020 ter aktivnosti v okviru projekta »Implementacija sistemov vodenja kakovosti v organe javne uprave«, ki poteka na Ministrstvu za javno upravo.

 

V zaključku je bil sprejet sklep, da se v roku 14 dni predlagajo imena sodelavcev, ki bodo aktivno vključeni v samooceno.

 

PREDSTAVITEV MODELA CAF NA MINISTRSTVU ZA IZOBRAŽEVANJE, ZNANOST IN ŠPORT

 

V ponedeljek, 27. marca 2017 je bila na kolegiju Ministrstva za izobraževanje, znanost in šport izvedena »PREDSTAVITEV MODELA CAF«. To je bil prvi korak pri uvajanju modela CAF na ministrstvu, ki mu bo sledilo še imenovanje samoocenjevalne skupine, usposabljanje in proces samoocenjevanja. Namen srečanja je bil poudariti prednosti modela CAF za izboljšanje delovanja organa oz. organizacije. Na predstavitvi je bila prisotna ministrica in 21 članov kolegija.

 

V uvodnem nagovoru je predstavnica vodstva za kakovost na Ministrstvu za izobraževanje, znanost in šport mag. Ksenja Hauptman na kratko predstavila vsebino srečanja. V nadaljevanju je mag. Vitomir Pretnar predstavil model CAF, umestitev modela v Strategijo javne uprave 2015-2020 ter aktivnosti v okviru projekta »Implementacija sistemov vodenja kakovosti v organe javne uprave«, ki poteka na Ministrstvu za javno upravo.

 

V zaključku predstavitve je ministrica ga. Maja Makovec Brenčič poudarila da je kljub obilici nalog CAF priložnost za medsebojno učenje,  vpeljava modela CAF pa na dolgi rok pomeni tudi boljše in učinkovitejše delovanje organa. Zato je pomembno, da se model CAF implementira že danes, da nam bo jutri in pojutrišnjem lažje, ne glede na to da nam to trenutno jemlje dodaten čas in zaposlene.

 

PREDSTAVITEV MODELA CAF NA POLICIJI

 

V sredo, 22. marca 2017 je bila na Odboru za ocenjevanje učinkovitosti in uspešnosti policijskih enot na POLICIJI izvedena »PREDSTAVITEV MODELA CAF«. Namen srečanja je bil poudariti prednosti modela CAF za izboljšanje delovanja organa oz. organizacije. Na predstavitvi je bil prisoten generalni direktor policije in 8 članov odbora.

 

V uvodnem nagovoru je generalni direktor policije g. dr. Darko Anželj izpostavil pomen kakovosti za delovanje policije in njen prispevek k večji učinkovitosti in uspešnosti delovanja. V nadaljevanju je mag. Vitomir Pretnar predstavil model CAF, umestitev modela v Strategijo javne uprave 2015-2020 ter na praktičnih primerih v osnovnih obrisih prikazal vseh 9 dejavnikov modela.

 

V okviru razprave, ki se je razvila ob koncu predstavitve je bila omenjena uporabnost modela CAF kot orodje vodenja, seveda pa tudi nekaj dilem in pomislekov.

 

PREDSTAVITEV MODELA CAF NA MINISTRSTVU ZA DELO, DRUŽINO, SOCIALNE ZADEVE IN ENAKE MOŽNOSTI

 

V ponedeljek, 20.marca 2017 je bila na kolegiju Ministrstva za delo, družino, socialne zadeve in enake možnosti izvedena »PREDSTAVITEV MODELA CAF«. Namen srečanja je bil poudariti pomen kakovosti za razvoj in usmerjanje javne uprave. Obenem je bil to prvi korak k implementaciji modela CAF v delo Ministrstva za delo, družino, socialne zadeve in enake možnosti. Na predstavitvi je bila prisotna ministrica ter 14 predstavnikov posameznih organizacijski enot oz. članov kolegija.

V uvodnem pozdravu je predstavnica vodstva za kakovost ga. Mateja Kuntarič predstavila predstavnike ministrstva: mag. Vitomirja Pretnarja, Barbaro Peharc in Loredano Leon in omenila namen predstavitve. V nadaljevanju je mag. Vitomir Pretnar predstavil model CAF, umestitev modela v Strategijo javne uprave 2015-2020 ter aktivnosti v okviru projekta »Implementacija sistemov vodenja kakovosti v organe javne uprave«, ki poteka na Ministrstvu za javno upravo.

Na koncu predstavitve je generalni sekretar mag. Andrej Hudoklin na kratko povzel aktivnosti, ki bodo sledile za uspešno implementacijo modela CAF na Ministrstvu za delo, družino, socialne zadeve in enake možnosti.

 

 

PREDSTAVITEV MODELA CAF IN 10 KORAKOV ZA UVEDBO MODELA CAF NA MINISTRSTVU ZA OBRAMBO

 

V ponedeljek, 15. marca 2017 je bila na Ministrstvu za obrambo izvedena »PREDSTAVITEV MODELA CAF IN 10 KORAKOV ZA UVEDBO MODELA CAF V DELO MINISTRSTVA«. Namen srečanja je bil poudariti pomen kakovosti za razvoj in usmerjanje javne uprave. Obenem je bil to prvi korak k implementaciji modela CAF v delo Ministrstva za obrambo. Na predstavitvi je bilo prisotnih 23 predstavnikov posameznih organizacijski enot iz Ministrstva za obrambo.


V uvodnem nagovoru je predstavnica vodstva za kakovost na Ministrstvu za obrambo ga. Damijana Miklavčič poudarila pomen uvedbe modela CAF ter na kratko predstavila vsebino srečanja. V nadaljevanju je mag. Vitomir Pretnar predstavil model CAF, umestitev modela v Strategijo javne uprave 2015-2020 ter aktivnosti v okviru projekta »Implementacija sistemov vodenja kakovosti v organe javne uprave«, ki poteka na Ministrstvu za javno upravo. Ga. Damijana Miklavčič pa je na zelo zanimiv in motivacijski način predstavila 10 korakov za uvedbo modela CAF na Ministrstvu za obrambo. S tem je kar nekaj prisotnih vzpodbudila k aktivnemu sodelovanju in razpravi.

 

V okviru razprave, ki se je razvila ob koncu predstavitve je bilo zastavljenih kar nekaj vprašanj, izpostavljene pa so bile tudi določene dileme in pomisleki, ki so se nanašale predvsem na umestitev projekta med ostale aktivnosti . Na vsa zastavljena vprašanja sta mag. Vitomir Pretnar in ga. Damijana Miklavčič z veseljem odgovorila.

 

PREDSTAVITEV MODELA CAF NA MINISTRSTVU ZA OKOLJE IN PROSTOR

 

V ponedeljek, 06.marca 2017 je bila na kolegiju Ministrstva za okolje in prostor izvedena »PREDSTAVITEV MODELA CAF«. Namen srečanja je bil poudariti pomen kakovosti za razvoj in usmerjanje javne uprave. Obenem je bil to prvi korak k implementaciji modela CAF v delo Ministrstva za okolje in prostor. Na predstavitvi je bilo prisotnih 17 članov kolegija.

 

V uvodnem pozdravu je državna sekretarka ga. Lidija Stebernak predstavila predavatelja in omenila namen predstavitve. V nadaljevanju je mag. Vitomir Pretnar predstavil model CAF, umestitev modela v Strategijo javne uprave 2015-2020 ter aktivnosti v okviru projekta »Implementacija sistemov vodenja kakovosti v organe javne uprave«, ki poteka na Ministrstvu za javno upravo.

 

Po koncu predstavitve je bila razprava, v kateri je mag. Pretnar odgovarjal na vprašanja in pomisleke glede implementacije modela CAF. Ta so se nanašala predvsem na obremenitev in obseg dela samoocenjevalne skupine, saj so člani že angažirani na drugih nalogah. V odgovoru je bilo pojasnjeno, da se obseg in zahtevnost samoocenjevanja prilagaja zmožnostim organizacije. Ker gre za prvo samooceno je pomembno, da se pri dokazovanju ocene uporabijo obstoječi pristopi, ki se v organu že uporabljajo, kot je na primer register tveganja in načrt integritete, ki tudi služi namenom v merilu 3-zaposleni. Veliko pristopov je že predpisanih, treba jih je samo povezati v celovit sistem, pri čemer nam pomaga model CAF. Na ta način v organu ustvarjamo sinergijo in učinkoviteje sledimo zastavljenim ciljem.

 

PREDSTAVITEV MODELA CAF IN DOBRE PRAKSE NA MINISTRSTVU ZA ZDRAVJE

 

V ponedeljek, 27. februarja 2017 je bila na kolegiju Ministrstva za zdravje izvedena »PREDSTAVITEV MODELA CAF IN DOBRE PRAKSE iz UE NOVO MESTO«. Namen srečanja je bil poudariti pomen kakovosti za razvoj in usmerjanje javne uprave. Obenem je bil to prvi korak k implementaciji modela CAF v delo Ministrstva za zdravje. Na predstavitvi je bila prisotna ministrica in 15 članov kolegija.

 

V uvodnem nagovoru je ministrica za zdravje ga. Milojka Kolar Celarc izpostavila pomen kakovosti za delovanje ministrstva in njen prispevek k večji učinkovitosti in uspešnosti delovanja. V nadaljevanju je mag. Vitomir Pretnar  predstavil model CAF, umestitev modela v Strategijo javne uprave 2015-2020 ter aktivnosti v okviru projekta »Implementacija sistemov vodenja kakovosti v organe javne uprave«, ki poteka na Ministrstvu za javno upravo. Ga. Mateja Sotlar Štor-načelnica UE Novo mesto pa je predstavila dosežke na področju kakovosti ki so jih dosegli s pomočjo uvedbe in uporabe Modela CAF.

 

V okviru razprave, ki se je razvila ob koncu predstavitve je bilo zastavljenih kar nekaj vprašanj, izpostavljene pa so bile tudi določene dileme in pomisleki. Na vsa zastavljena vprašanja sta mag. Vitomir Pretnar in ga. Mateja Sotlar Štor z veseljem odgovorila.

 

 

________________________________________________________________________________________________

 

SREČANJE PREDSTAVNIKOV VODSTVA ZA KAKOVOST

V četrtek, 2. februarja 2017 je Ministrstvo za javno upravo organiziralo srečanje s predstavniki vodstev za kakovost iz organov državne uprave. Udeležilo se ga je 18 predstavnikov (ministrstev, Službe vlade za razvoj in kohezijo, kabineta predsednika vlade in Zgodovinskega arhiva Slovenije). Srečanje je bilo prvo v vrsti aktivnosti za uvajanje uporabe modela CAF v organe javne uprave. S tem je bil narejen prvi korak v smeri krepitve zavedanja pomena kakovosti v državni upravi. Poudarjeno je bilo, da je model CAF orodje za usmerjanje kakovosti, posebej prirejeno za uporabo v javni upravi in daje zagotovilo za učinkovito in uspešno vodenje  organov in organizacij javne uprave.

  

Na začetku srečanja sta udeležence pozdravila minister za javno upravo, g. Boris Koprivnikar in direktorica urada za razvoj, ga. Jelena Tabaković. Minister je v nagovoru poudaril, da je naša skupna naloga vsak dan odgovorno iskati boljše rešitve za boljše storitve, za naše uporabnike – državljane.
Pri tem so nam v pomoč modeli in pristopi za izboljšave, med katerimi je najbolj primeren model CAF (Common Assesment Framework) - orodje za celovito obvladovanje kakovosti, razvito na podlagi modela poslovne odličnosti Evropskega sklada za upravljanje kakovosti EFQM.

 

Po uvodni predstavitvi, je g. Vitomir Pretnar, strokovni sodelavec v Sektorju za kakovost in vodja projekta Implementacija modela CAF v organe javne uprave udeležencem predstavil vlogo in pomembnost predstavnika vodstva za kakovost. Ta nastopa kot vez med zaposlenimi in vodstvom v organizaciji, vzporedno pa tudi kot povezava med lastnim ministrstvom oz. organom in Ministrstvom za javno upravo. Predstavniki vodstva za kakovost so glasniki in promotorji kakovosti v svojih okoljih! V nadaljevanju je bil na kratko predstavljen model CAF in njegov pomen za javno upravo.  Izkušnje pri samoocenitvi po modelu na Ministrstvu za javno upravo ter predvidene časovne mejnike aktivnosti za implementacijo pa je predstavil predstavnik vodstva za kakovost na Ministrstvu Marko Aškerc.

 

V okviru razprave, ki se je razvila ob koncu srečanja, je bilo zastavljenih kar nekaj vprašanj, izpostavljene pa so bile tudi določene dileme in pomisleki predvsem glede razpoložljivih virov. Aktivno sodelovanje udeležencev in dinamična razprava kaže na to, da večina prisotnih predstavnikov organov načrtuje aktivnosti že v prvem polletju letošnjega leta in se zaveda pomena obvladovanja kakovosti in razvoja v smeri odličnosti svojega delovanja.

 

Kultura odličnosti in kakovosti ne more sloneti na posamezniku temveč je zaveza vseh nas. Skupaj, z medsebojnim aktivnim sodelovanjem, bomo skozi posamezne organizacijske enote sledili jasnim smernicam razvoja, ustvarjali spodbudno delovno okolje in ukrepali za dosego večje učinkovitosti, strokovnosti in kakovosti celotnega sistema javne uprave.

_______________________________________________________________________________________________________

 

MOTIVACIJSKO SREČANJE: O MODELU CAF S PREDSTAVNIKI UPRAVNE ENOTE RADOVLJICA

 

Na Upravni enoti Radovljica je 27. oktobra potekalo motivacijsko srečanje predstavnika Ministrstva za javno upravo mag. Vitomirja Pretnarja s samoocenjevalno skupino UE Radovljica. Srečanje je bilo organizirano na pobudo UE Radovljica, kjer je samooceno pričela pripravljati prenovljena samoocenjevalna skupina z večino novih članov.


V uvodu je mag. Vitomir Pretnar na kratko predstavil namen in zgradbo modela, potem pa so člani skupine postavili nekaj vprašanj za jasnejšo sliko o načinu dela skupine in ciljih samoocene. Predstavljena jim je bila celovitost modela, ki upošteva tako dejavnike kot tudi njihov vpliv na rezultate kakovosti. Pomembno je, da se zavedajo medsebojnih povezav med merili modela in se usmerijo na učinke ukrepov, ki jih sprejmejo z akcijskim načrtom.


Delo v samoocenjevalni skupini je tudi priložnost za utrditev medsebojnega sodelovanja in skupnega reševanja problemov. Vsak član se mora zavedati, da se od njega pričakuje konkreten prispevek k izboljšavam, saj ni samo predlagatelj, temveč tudi izvajalec predlaganih ukrepov na svojem področju. S timskim delom se ustvarja ustrezna sinergija, ki pripomore k dobrim rezultatom pri uporabi modela in izdelavi akcijskega načrta na osnovi samoocenitve.

Predstavitev uporabnosti modela CAF je v UE Radovljica postavila ustrezna izhodišča za učinkovitejšo uporabo modela CAF pri vodenju. Ker so se odločili za nadaljevanje izboljšav, bodo najprej pregledali realizacijo akcijskega načrta, potem pa se bodo osredotočili na izboljšave, ki so najbolj smiselne. 

 

_______________________________________________________________________________________________________

Predstavitev modela CAF na Zavodu za zaposlovanje RS

Na kolegiju Zavoda za zaposlovanje Republike Slovenije smo 16. junija 2015 predstavniki Ministrstva za javno upravo (MJU) direktorjem območnih služb predstavili upravljanje kakovosti s pomočjo modela CAF v javni upravi. Predstavljena je bila tudi strategija razvoja javne uprave 2020, ki daje velik poudarek večji učinkovitosti in uspešnosti v javni upravi ter skupnim ocenjevalnim okvirom za javni sektor - CAF.

 

Predstavitev, ki se je udeležilo okoli 20 predstavnikov območnih služb Zavoda za zaposlovanje je vodil mag. Vitomir Pretnar (MJU). Model CAF je v skladu s strategijo javne uprave ključno orodje za povečanje učinkovitosti in uspešnosti dela v javni upravi. Temelji namreč na načinu samoocenjevanja organizacije s pomočjo devetih meril, posebno prilagojenih za javni sektor. Samoocenjevanje je način prepoznavanja organizacije skozi pogled samo-ocenjevalne skupine, ki ustvarja priložnosti za njeno boljše razumevanje in izboljšave. S pomočjo modela CAF prepoznamo prednosti in področja za izboljšave, predlagamo ustrezne ukrepe, dvignemo raven ozaveščenosti in medsebojnega komuniciranja pri zaposlenih in izboljšamo zavedanje zaposlenih o pomenu kakovosti, je bilo izpostavljeno na srečanju.


Ob zaključku predstavitve so člani kolegija izrazili zanimanje za uporabo modela CAF kot spodbujevalca stalnih izboljšav. V mesecu septembru bo na Zavodu za zaposlovanje potekalo ocenjevanje s pomočjo vprašalnika in ocenjevalcev iz EU, ki bodo predlagali tudi ukrepe za izboljšanje uspešnosti dela. V nadaljevanju aktivnosti na področju kakovosti so udeleženci videli tudi možnost uporabe modela CAF. 

 

_________________________________________________________________________________________________

O modelu CAF s predstavniki Upravne enote Laško

Drugega aprila 2015 je na Upravni enoti Laško potekala predstavitev uporabnosti modela CAF (Skupni ocenjevalni okvir v javnem sektorju). Uslužbence UE Laško sta obiskala mag. Vitomir Pretnar in Mateja Arko Kosec in predstavila uporabnost modela CAF za izbojšanje zadovoljstva strank v Upravni enoti.

Zaposlene je zanimala predvsem praktična uporaba modela CAF in čas, ki je potreben za seznanitev z modelom ter uvedbo modela v uporabo. Seznanjeni so bili tudi s postopkom sprejemanja Strategije razvoja javne uprave 2015-2020 in aktivnostmi pri prenovi vprašalnika o zadovoljstvu strank, ki bo prišel v redno uporabo v naslednjem letu.

Izpostavili so problematiko reorganizacije upravnih enot, ki bo po njihovem mnenju tudi vplivala na sisteme kakovosti, ki so se do sedaj uveljavili v upravnih enotah. Kakovost potrebuje stabilno okolje, saj je potrebno aktivnosti načrtovati v daljšem časovnem obdobju in rezultati niso takoj vidni. Ob spremembah, ki se ves čas dogajajo se orodja kakovosti uporabljajo tudi proaktivno, s ciljem prilagajanja tem spremembam in ustreznim odzivom nanje. Pomembno sporočilo načelnice je zato bilo: "S kakovostjo je smiselno seznanjati zaposlene predvsem zaradi znanja, ki ga potrebujejo tudi v morebitnih drugačnih okoliščinah delovanja", je dodala. 
Predstavitev uporabnosti modela CAF je postavila ustrezna izhodišča za aktivnosti upravne enote, ki bodo usmerjene v pripravo dobrih temeljev za razumevanje in uporabo modela v bodoče.

_______________________________________________________________________________________________________

Delavnica - Izvedba samoocenitve z uporabo modela kakovosti CAF - s predstavniki Generalne policijske uprave

V torek, 24. marca, je v Tacnu potekala delavnica za uslužbence Generalne policijske uprave z naslovom Izvedba samoocenitve z uporabo modela kakovosti CAF (skupni ocenjevalni okvir v javnem sektorju).

Delavnico sta vodila mag. VitomirPretnar in Mateja Arko Košec. Dvanajst udeležencev Službe generalnega direktorja policije se je na delavnici seznanilo s pripravo Strategije razvoja javne uprave 2020, ki daje velik poudarek večji učinkovitosti in uspešnosti v javni upravi ter skupnim ocenjevalnim okvirom za javni sektor - CAF.

Model kakovosti CAF, ki sta ga predstavila predavatelja, je uporaben za analizo stanja v organizacijah javne uprave in predstavlja zelo uporabno orodje za razvoj in uvajanje izboljšav v javni sektor. Njegova uporaba omogoča na hitrejši in lažji način dosegati cilje, ki so zapisani v strategiji razvoja javne uprave.

Po izvedeni delavnici bo Služba generalnega direktorja policije pristopila k uporabi modela CAF.
_______________________________________________________________________________________________________