Skoči na vsebino

ZUNANJA POVRATNA INFORMACIJA - CAF EPI

Nazadnje osveženo: 8. 5. 2017

 

Model CAF je postal uspešen model, saj ga po več kot desetletju uporablja preko 4000 organizacij v javnem sektorju v celotni Evropi, število njegovih uporabnikov pa se še povečuje. V prvih letih se je uporabljal zlasti za uvajanje načel celovitega obvladovanja kakovosti (TQM) v organizacijah javnega sektorja z diagnosticiranjem organizacije glede na zgled odlične organizacije – model CAF.


Veliko prizadevanj je bilo vloženih v uporabo CAF. Mnogi uporabniki CAF so hoteli vedeti, ali jim gre pri tem dobro. Začeli so iskati povratne informacije in priznanje v tej zvezi. Je bil njihov proces samoocenjevanja dobro opravljen? Ali je bil njihov načrt izboljšav učinkovit izraz ugotovitev samoocenitve in ali so že stopili na pot k celovitemu obvladovanju kakovosti? Kako lahko to prikažejo navznoter in navzven?


Na podlagi tovrstnih zahtev se je začelo razmišljati o shemi zunanje povratne informacije za uporabnike CAF. Ta razmišljanja so potekala v duhu evropskega sodelovanja in doseganja soglasja med različnimi državami članicami. Jedro postopka zagotavljanja zunanje povratne informacije CAF je povratna informacija, ki jo dajejo stanovski kolegi ali strokovnjaki o treh glavnih vprašanjih (v nad. Imenovanih »stebri«): proces samoocenjevanja, načrtovanje izboljšav in začetek poti med osmimi načeli odličnosti, ki predstavljajo vodilna načela k odlični organizaciji. Ta povratna informacija pomeni dejansko dodano vrednost postopka zagotavljanja zunanje povratne informacije CAF – CAF EPI.


Stanovski kolegi in strokovnjaki – imenovani zunanji ocenjevalci (v izvirniku: External Feedback Actors) – vstopajo v dialog z različnimi zainteresiranimi stranmi organizacije v zvezi z izvajanjem CAF, dajejo pripombe in predloge, kako ravnati v prihodnje. Uporabnike CAF spodbujajo k prizadevanjem za nadaljnji razvoj kakovosti z vseh vidikov. Ob koncu postopka zagotavljanja svoje povratne informacije sklenejo o tem, ali je organizacija učinkovito in uspešno uporabljala CAF in ali si zasluži naziv uspešnega uporabnika CAF za naslednji dve leti.


Mnogi sedanji in morebitni prihodnji uporabniki CAF so že izrazili svoje zanimanje za zunanjo povratno informacijo glede CAF in pridobitev naziva Uspešen uporabnik CAF. Obe orodji pomenita dodatno spodbudo za začetek uporabe CAF ali njegovo nadaljevanje kot del strategije stalnega izboljševanja.   

 

PRIJAVITELJI

 

V projekt se lahko prijavi vsaka javna organizacija (prijavitelj), ki uporablja CAF, ne glede na to, kolikokrat je izvedla samoocenjevanje, vendar morata biti izpolnjena naslednja pogoja:


1. Prijavo je treba izpolniti od 6 do 12 mesecev po tem, ko je bilo opravljeno samoocenjevanje po CAF ter pripravljeno in poslano poročilo o samoocenjevanju vodstvu organizacije.

2. Organizacija je vpisana kot uporabnik CAF v evropsko podatkovno zbirko uporabnikov CAF pri Inštitutu za javno upravo EIPA v Maastrichtu.

 

ZUNANJI OCENJEVALCI


Zunanji ocenjevalci CAF EPI imajo v postopku zagotavljanja zunanje povratne informacije CAF ključno vlogo.

Pogoj za kandidiranje za zunanjega ocenjevalca v projektu CAF EPI je udeležba na usposabljanju za zunanje ocenjevalce CAF EPI, ki ga organizira Ministrstvo za javno upravo.


Glavne naloge zunanjih ocenjevalcev:

- Analizirati uporabo CAF pri procesu samoocenjevanja in pri izvajanju ukrepov izboljšav ter ugotoviti ali organizacija vpeljuje vrednote TQM (celovitega obvladovanja kakovosti) ;

- Zagotoviti povratno informacijo in predloge o prednostih in področjih za izboljšanje v zvezi s procesom uporabe CAF;

- Podpirati in obnoviti navdušenje v organizaciji za celovito razvijanje kakovosti in samoocenjevanje po modelu CAF.


Kompetence, potrebne za zunanje ocenjevalce:

- Razumevanje modela CAF in njegovih notranjih povezav,

- Praktične izkušnje s CAF in/ali drugimi modeli celovitega obvladovanja kakovosti (TQM) za samoocenjevanje in  izboljševanje kakovosti,

- Razumevanje temeljnih načel celovitega obvladovanja kakovosti in vrednot

- Nazorno prikazovanje razumevanja različnih organizacij javnega sektorja in njihovih spreminjajočih se zahtev in potreb.

- Širjenje dobrih načinov dela z ljudmi in uspešnega sporazumevanja,

- Zmožnost dela v skupini. 

  

TRIJE STEBRI ZAGOTAVLJANJA ZUNANJE POVRATNE INFORMACIJE

 

1. steber: PROCES SAMOOCENJEVANJA

 

V prvem stebru ima osrednjo vlogo kakovost procesa samoocenjevanja, saj je prav kakovost samoocenjevanja podlaga za uspešne izboljšave v prihodnosti. Gre za poglobitev v kakovost procesa, ki ga bomo dobili, ko bomo razčlenili naslednje korake od 1. do 6:
- Odločite se, kako organizirati in načrtovati samoocenjevanje.
- Sporočajte o projektu samoocenjevanja.
- Sestavite eno ali več samoocenjevalnih skupin.
- Organizirate usposabljanje.
- Izvajajte samoocenjevanje.
- Sestavite poročilo z opisom rezultatov samoocenjevanja.

 

2. steber: PROCES IZBOLJŠEVANJA


Drugi pomemben element uspešne uporabe CAF se nanaša na to, kaj naredimo z rezultati samoocenjevanja. Koraki drugega stebra torej dajejo poglobljeni vpogled v načrt izboljšav, njegovo kakovost in način kako je bil oblikovan, komuniciran in spremljan:
- Naredite osnutek načrta izboljšav na podlagi sprejetega poročila o samoocenjevanju.
- Sporočajte načrt izboljšav.
- Izvajajte načrt izboljšav.

 

3. steber: ZRELOST ORGANIZACIJE PO NAČELIH TQM


Tretji steber je usmerjen k osmim načelom odličnosti in premiku fokusa po tem, ko je že bil uporabljen model CAF. Načela odličnosti:
- Usmerjenost v rezultate.
- Osredotočenost na državljane/odjemalce.
- Voditeljstvo in stanovitnost namena.
- Vodenje na podlagi procesov in dejstev.
- Razvoj in vključenost zaposlenih.
- Nenehno učenje, izboljševanje in inoviranje.
- Razvijanje partnerstev.
- Družbena odgovornost.

 

OCENJEVALNE LESTVICE

 

Za ocenjevanje organizacije za proces samoocenjevanja in načrt izboljšav (1. in 2. steber) se uporablja 5-stopenjska ocenjevalna lestvica, ki je podrobno določena za vsako dejavnost znotraj korakov. Stopnje lestvice:
1. Dejavnosti so bile izvedene v zelo omejenem obsegu.
2. Dejavnosti so bile izvedene v omejenem obsegu.
3. Dejavnosti so bile izvedene na sprejemljiv način.
4. Dejavnosti so bile izvedene na zadovoljiv način.
5. Dejavnosti so bile izvedene odlično.

 

Za ocenjevanje zrelosti organizacije (3. steber) se uporablja 4-stopenjska ocenjevalna lestvica. Ocenjujejo se vrednote TQM, ki sestojijo iz osmin načel odličnosti.  Stopnje lestvice:
1. O – Dosežena ni bila niti začetna stopnja.
2. I – Začetna stopnja (Initiation)
3. R – Stopnja uresničevanja (Realization)
4. M – Stopnja zrelosti (Maturity)

 

Ocenjevanje se ne ozira na točke, ki so bile opredeljene med samoocenjevanjem, niti se ne preverjajo dejansko doseženi/izkazani rezultati izboljšav. Preverja se način samoocenjevanja in priprave načrta izboljšav ter ali so se s samoocenjevanjem spremenile temeljne vrednote glede razvijanja kakovosti v organizaciji.

 

OCENJEVANJE IN PODELITEV NAZIVA


Ocenjevanje, ki ga izvajajo zunanji ocenjevalci, temelji na dokazih, zbranih na razgovorih z različnimi skupinami v delovnem okolju prijavitelja, samoocenitvenem poročilu, načrtu izboljšav in drugih ustreznih dokumentih.