Skoči na vsebino

DRUGI PILOTNI PROJEKT CAF EPI

Potek pilotnega projekta

Po uspešnem prvem pilotnem projektu, smo na MJU izvedli drugi pilotni projekt za zagotovitev zunanje povratne informacije CAF EPI. Glede na dejstvo, da so upravne enote redni uporabnik modela CAF, smo jih posebej pozvali k sodelovanju, da izrazijo morebitni interes za sodelovanje pri pridobitvi zunanje povratne informacije (kot prijavitelj) na eni strani in nam sporočijo morebitne zainteresirane javne uslužbence v svojem organu za sodelovanje v projektu kot zunanji ocenjevalci.

V projektu je prostovoljno sodelovalo 14 prijaviteljev - upravnih enot: UE Idrija, UE Celje, UE Ilirska Bistrica, UE Hrastnik, UE Logatec, UE Maribor, UE Ljutomer, UE Trbovlje, UE Ptuj, UE Ribnica, UE Murska Sobota, UE Kranj, UE Nova Gorica in UE Ormož.  Prijavitelje pa je skupno ocenjevalo 28 zunanjih ocenjevalcev - javnih uslužbencev: Zdenka Bajuk, Damjana Bogataj, Nataša Čelik Žakelj, Mojca Ferjančič Podbregar, Tanja Gašperšič, Nina Hadžimulić, Elena Hari Pertovt, Danijel Kovač, Saša Košenina, Majda Meško, Damijana Miklavčič, Gordana Mikunovič, Anton Novak, Vida Omerzel, Barbara Peharc, Terezija Povše Pesrl, Sara Pernuš, Vitomir Pretnar, Janja Sever Gombač, Tatjana Trček, Gabrijela Treven Bončina, Nataša Šterk, Tinka Teržan, Andreja Ulaga, Jelko Urbančič, Darka Valent, Sebastijan Veniger in Jožica Volčanjk.

V marcu smo organizirali dva posveta, za prijavitelje in zunanje ocenjevalce, na katerih smo predstavili projekt s ključnimi informacijami.

Dvočlanske oziroma tričlanske skupine so v obdobju april-junij preučile pisno dokumentacijo prijaviteljev, pri njih izvedle obiske in na podlagi ugotovitev izdelale končna poročila, ki so jih prijavitelji prejeli konec meseca junija s strani Sektorja za kakovost, Urad za razvoj.


Projekt smo zaključili dne 18. 9. 2018 z zaključnim sestankom vseh sodelujočih v projektu, diplome za sodelovanje pa smo slovesno podelili dne 17. 1. 2019.

 

Rezultati drugega pilotnega projekta CAF EPI

Analiza rezultatov ocenjevanja je pokazala, da so bili prijavitelji glede faz postopka izvajanja SO najbolje ocenjeni na področju organiziranja, načrtovanja (1.korak) in izvedbe SO (5.korak) ter izvajanja načrta izboljšav (9.korak). Na področju preverjanja zrelosti po pristopu celovitega obvladovanja kakovosti pa je bilo ugotovljeno, da so prijavitelji dosegli najboljše rezultate pri načelu 3. Usmerjenost k rezultatom, temu sledi načelo 2. Osredotočenost na državljana.  Navedeno kaže na prisotnost močne podpore vodstva za izvajanje SO v obravnavanih organih ter prepoznavanje realnih možnosti za izboljšave v delovanju organa, kar (zaradi dnevnih stikov s strankami) še posebej zaznavajo zaposleni. Pri merjenju ravni kakovosti se uporabljajo različni kazalniki, svojevrsten doprinos k doseženim rezultatom pa imajo zagotovo tudi certificirani sistemi kakovosti po ISO standardu, ki so jih prijavitelji vzdrževali v preteklih letih. Nenazadnje so prijavitelji izrazito usmerjeni k rezultatom svojega dela in osredotočeni na državljane.

Možnosti za izboljšave pa so zunanji ocenjevalci zaznali na področju sporočanja načrta izboljšav (8.korak), priprave osnutka izboljšav na podlagi sprejetega poročila o SO (7.korak), komuniciranja o projektu SO (2.korak) in organiziranja usposabljanja (4.korak). V tem smislu naj bi prijavitelji več pozornosti posvetili pripravi akcijskega načrta in načrta komuniciranja (pred, med, po izvedeni SO); odgovornosti naj bi se bolj porazdelile tudi med zaposlene (ne samo vodje); premalo je dvosmernih komunikacij; potrebne so osvežitve sestave SO skupin z novimi člani; rotiranje vlog v skupinah in usposabljanje članov in vodij. V akcijskih načrtih naj se poimenuje nosilce ukrepov, izogiba naj se navedbam »celo leto«, ampak naj se datumsko določi termin izvedbe ukrepa (zaradi poročanj o realizaciji). Smisel izvedbe samoocenitev je v izboljševanju delovanja. Ne glede na to, pa je bil ponekod ugotovljen izrazit poudarek številčni oceni namesto, da bi se več pozornosti namenilo iskanju predlogov za izboljšave in razvijanju partnerstev.

Zunanji ocenjevalci so prijaviteljem posredovali tudi priporočila v smeri uporabe ustvarjalnih tehnik iskanja idej za izboljšave, pogostejše uporabe PDCA kroga (kot pripomočka pri ocenjevanju in izboljševanju pristopov pri posameznih merilih) in pogostejše uporabe t.i. »hitrih zmag«. Smiselno bi bilo v načrt izboljšav vključiti »pričakovane koristi« ter preverjanje učinkovitosti uvedenih ukrepov. Nekaterim prijaviteljem pa je bilo priporočeno, da se usmerijo na podrobno točkovanje v procesu SO, s čimer se doseže bolj poglobljen pogled v delovanje organa.

Zadovoljstvo prijaviteljev in zunanjih ocenjevalcev, izmerjeno v projektu, je bilo na dokaj visoki ravni. Prijavitelji so bili zadovoljni predvsem s potekom obiska in profesionalnostjo članov ocenjevalne skupine. Dodano vrednost so videli v neposredni izmenjavi mnenj, izkušenj in dragocenih predlogov za izboljšanje ter ostalih priporočil za izvajanje samoocenitev v prihodnje.  Med priložnostmi za izboljšave pa so navedli, da bi si želeli več konkretnih predlogov izboljšav s strani ZO in več izobraževanj za vključene v projekt. Večina ZO je bila zadovoljna s sodelovanjem v ocenjevalni skupini, kot tudi na strani prijaviteljev; med področja izboljšav pa so predlagali obrazec končnega poročila in višino plačila za opravljeno delo. Oboji pa so se zahvalili MJU za dobro organizacijo, odzivnost in profesionalnost.

 

Zaključni sestanek drugega pilotnega projekta CAF EPI
V torek, 18. 9. 2018 smo se na Ministrstvu za javno upravo sestali s predstavniki sodelujočih organov (upravnih enot) in zunanjimi ocenjevalci CAF EPI na zaključnem sestanku, na katerem smo predstavili rezultate ocenjevanja in strnili zaključke.
Uvodoma je Barbara Zupanc, vodja sektorja, pozdravila vse prisotne in podala ključne informacije v zvezi s potekom 2. pilotnega projekta.  Projekt se je začel v novembru 2017 s pozivom k sodelovanju organom, ki so redni uporabniki modela CAF. V marcu 2018 smo izvedli dvodnevno usposabljanje za zunanje ocenjevalce (ZO) CAF EPI, posvet za prijavitelje in posvet za zunanje ocenjevalce. Prijavitelje so ocenjevale 2- oz. 3-članske ocenjevalne skupine po predvidenem terminskem planu (v obdobju april-junij), vključno z obiski ocenjevalcev pri prijaviteljih. Končna poročila o ocenjevanju je Urad za razvoj, Sektor za kakovost posredoval prijaviteljem v mesecu juniju, oz. začetku julija. Predvidoma v začetku prihodnjega leta pa je napovedala še podelitev diplom za sodelovanje v projektu.
V nadaljevanju je Loredana Leon pozdravila vse udeležence in se jim zahvalila za konstruktivno sodelovanje saj brez njih ne bi dosegli tega, kar sledi v nadaljevanju predstavitve. Nato je predstavila glavne ugotovitve v projektu, v katerem je sodelovalo 14 prijaviteljev - upravnih enot in 28 zunanjih ocenjevalcev - javnih uslužbencev.
Nadaljevala je s predstavitvijo rezultatov ocenjevanja prijaviteljev, vključno z glavnimi ugotovitvami (komentarji ZO – prednosti, priložnosti za izboljšave in priporočila), primerjave rezultatov tega projekta z rezultati 1. pilotnega projekta ter ugotovitve analize ugotavljanja zadovoljstva prijaviteljev, kot tudi ZO.
Analiza rezultatov ankete o zadovoljstvu v projektu je pokazala, da so bili sodelujoči v glavnem zadovoljni, določeno mero nezadovoljstva pa je bilo zaznati (predvidevamo) zlasti pri tistih, ki so bili nekoliko slabše ocenjeni, kot tudi tistih, ki bi si želeli večjo dodano vrednost. V tem smislu je bilo v smeri izboljšav postopka CAF EPI dogovorjeno, da MJU dopolni proces CAF EPI s fazo individualnih zaključnih sestankov med prijavitelji in ocenjevalnimi skupinami ter preuči vsebino obrazca končnega poročila CAF EPI kot tudi možnosti rednih srečanj ZO in prijaviteljev CAF EPI.
Ob koncu je Barbara Zupanc povedala tudi to, da je bilo na začetku predvideno, da se pridobljena EU finančna sredstva namenijo za zagon procesa CAF EPI (= izvedbo dveh pilotnih projektov), v okviru katerih smo se vsi skupaj zelo veliko naučili. Do konca te perspektive pa načrtujemo, na podlagi pridobljenih izkušenj, vpeti proces CAF EPI v delujoč sistem, ki bo na eni strani spodbujal organe JU k samoocenjevanju, prenosu dobrih praks in izboljševanju delovanja; na drugi strani pa jih preko CAF EPI presojal in s priporočili optimalno usmerjal proces samoocenjevanja. Pomembno vlogo pa bodo v sistemu imeli zunanji ocenjevalci CAF EPI in predstavniki vodstva za kakovost (PVK-ji). Poimenovala jih je »ambasadorji kakovosti«, preko katerih se bodo izmenjevali znanje in izkušnje, prežeti s pozitivno energijo.
Nenazadnje je prisotne obvestila še o aktivnostih na pripravi sprememb modela CAF – »CAF 2020« pod okriljem Avstrije, kot trenutno predsedujoče EU. Zbrane predloge za spremembo modela smo posredovali EIPI, ki je v okviru delovne skupine sprejela nekaj naših-SLO predlogov: vsebine glede varovanja osebnih podatkov (GDPR), digitalizacije, transparentnosti, predlog individualnih sestankov predstavnikov prijavitelja in ocenjevalnih skupin z namenom podrobnejše razlage vsebin poročila;  vključitev procesa CAF EPI v brošuro CAF.