Skoči na vsebino

DRUGI PILOTNI PROJEKT CAF EPI

Uspešno zaključen 2. pilotni projekt »Zagotavljanje zunanje povratne informacije v skupnem ocenjevalnem okviru za organizacije v javnem sektorju CAF – CAF EPI«

Nazadnje osveženo: 26. 9. 2018

 

Drugi pilotni projekt CAF EPI smo na Ministrstvu za javno upravo uspešno zaključili v torek, 18. 9. 2018 z zaključnim sestankom vseh sodelujočih v projektu. Več o zaključnem sestanku.


V projektu je prostovoljno sodelovalo 14 prijaviteljev - upravnih enot: UE Idrija, UE Celje, UE Ilirska Bistrica, UE Hrastnik, UE Logatec, UE Maribor, UE Ljutomer, UE Trbovlje, UE Ptuj, UE Ribnica, UE Murska Sobota, UE Kranj, UE Nova Gorica in UE Ormož.  Prijavitelje pa je skupno ocenjevalo 28 zunanjih ocenjevalcev - javnih uslužbencev: Zdenka Bajuk, Damjana Bogataj, Nataša Čelik Žakelj, Mojca Ferjančič Podbregar, Tanja Gašperšič, Nina Hadžimulić, Elena Hari Pertovt, Danijel Kovač, Saša Košenina, Majda Meško, Damijana Miklavčič, Gordana Mikunovič, Anton Novak, Vida Omerzel, Barbara Peharc, Terezija Povše Pesrl, Sara Pernuš, Vitomir Pretnar, Janja Sever Gombač, Tatjana Trček, Gabrijela Treven Bončina, Nataša Šterk, Tinka Teržan, Andreja Ulaga, Jelko Urbančič, Darka Valent, Sebastijan Veniger in Jožica Volčanjk. Ocenjevanje je potekalo v okviru ocenjevalnih skupin (dvojice oz. trojke). Skupine so v obdobju april-junij preučile pisno dokumentacijo prijaviteljev, pri njih izvedle obiske in na podlagi ugotovitev izdelale končna poročila, ki so jih prijavitelji prejeli konec meseca junija s strani Sektorja za kakovost, Urad za razvoj.


Analiza rezultatov ocenjevanja je pokazala, da so bili prijavitelji glede faz postopka izvajanja SO najbolje ocenjeni na področju organiziranja, načrtovanja (1.korak) in izvedbe SO (5.korak) ter izvajanja načrta izboljšav (9.korak). Na področju preverjanja zrelosti po pristopu celovitega obvladovanja kakovosti pa je bilo ugotovljeno, da so prijavitelji dosegli najboljše rezultate pri načelu 3. Usmerjenost k rezultatom, temu sledi načelo 2. Osredotočenost na državljana.  Navedeno kaže na prisotnost močne podpore vodstva za izvajanje SO v obravnavanih organih ter prepoznavanje realnih možnosti za izboljšave v delovanju organa, kar (zaradi dnevnih stikov s strankami) še posebej zaznavajo zaposleni. Pri merjenju ravni kakovosti se uporabljajo različni kazalniki, svojevrsten doprinos k doseženim rezultatom pa imajo zagotovo tudi certificirani sistemi kakovosti po ISO standardu, ki so jih prijavitelji vzdrževali v preteklih letih. Nenazadnje so prijavitelji izrazito usmerjeni k rezultatom svojega dela in osredotočeni na državljane.


Možnosti za izboljšave pa so zunanji ocenjevalci zaznali na področju sporočanja načrta izboljšav (8.korak), priprave osnutka izboljšav na podlagi sprejetega poročila o SO (7.korak), komuniciranja o projektu SO (2.korak) in organiziranja usposabljanja (4.korak). V tem smislu naj bi prijavitelji več pozornosti posvetili pripravi akcijskega načrta in načrta komuniciranja (pred, med, po izvedeni SO); odgovornosti naj bi se bolj porazdelile tudi med zaposlene (ne samo vodje); premalo je dvosmernih komunikacij; potrebne so osvežitve sestave SO skupin z novimi člani; rotiranje vlog v skupinah in usposabljanje članov in vodij. V akcijskih načrtih naj se poimenuje nosilce ukrepov, izogiba naj se navedbam »celo leto«, ampak naj se datumsko določi termin izvedbe ukrepa (zaradi poročanj o realizaciji). Smisel izvedbe samoocenitev je v izboljševanju delovanja. Ne glede na to, pa je bil ponekod ugotovljen izrazit poudarek številčni oceni namesto, da bi se več pozornosti namenilo iskanju predlogov za izboljšave in razvijanju partnerstev.


Zunanji ocenjevalci so prijaviteljem posredovali tudi priporočila v smeri uporabe ustvarjalnih tehnik iskanja idej za izboljšave, pogostejše uporabe PDCA kroga (kot pripomočka pri ocenjevanju in izboljševanju pristopov pri posameznih merilih) in pogostejše uporabe t.i. »hitrih zmag«. Smiselno bi bilo v načrt izboljšav vključiti »pričakovane koristi« ter preverjanje učinkovitosti uvedenih ukrepov. Nekaterim prijaviteljem pa je bilo priporočeno, da se usmerijo na podrobno točkovanje v procesu SO, s čimer se doseže bolj poglobljen pogled v delovanje organa.


Zadovoljstvo prijaviteljev, kot zunanjih ocenjevalcev, izmerjeno v projektu je bilo na dokaj visoki ravni. Prijavitelji so bili zadovoljni predvsem s potekom obiska in profesionalnostjo članov ocenjevalne skupine. Dodano vrednost so videli v neposredni izmenjavi mnenj, izkušenj in dragocenih predlogov za izboljšanje ter ostalih priporočil za izvajanje samoocenitev v prihodnje.  Med priložnostmi za izboljšave pa so navedli, da bi si želeli več konkretnih predlogov izboljšav s strani ZO in več izobraževanj za vključene v projekt. Večina ZO je bila zadovoljna s sodelovanjem v ocenjevalni skupini, kot tudi na strani prijaviteljev; med področja izboljšav pa so predlagali obrazec končnega poročila in višino plačila za opravljeno delo. Oboji pa so se zahvalili MJU za dobro organizacijo, odzivnost in profesionalnost.


Če na koncu povzamemo zaključne ugotovitve in primerjamo rezultate obeh pilotnih projektov, lahko rečemo, da ni presenetljivo, da so povprečni rezultati ocenjevanja v tem projektu zelo podobni povprečnim rezultatom 1. pilotnega projekta, saj gre za isto vrsto organov, ki izvajajo bolj ali manj podobne dejavnosti in imajo podobno zgodovino razvoja (zlasti v smislu razvoja kakovosti) in vrednote, samoocenitve (SO) pa izvajajo v rednih časovnih obdobjih. Tako je izračunano povprečje vseh ocen za proces samoocenjevanja in proces izboljševanja (1. in 2.steber) enako v obeh pilotnih projektih (3,6), medtem ko je povprečje vseh ocen za ugotavljanje zrelosti po načelih celovitega obvladovanja kakovosti (3.steber) v letošnjem projektu za 0,2 točke višje (2,1). Če pa pogledamo absolutne vrednosti doseženih ocen za 1. in 2. steber ugotovimo, da so bili rezultati v predhodnem projektu malenkostno boljši v smislu, da bi v rednem postopku z istimi rezultati vsi pridobili naziv Uspešni uporabnik CAF. Pri tem pa je potrebno ponovno poudariti, da v tem postopku ne gre za zunanje ocenjevanje po modelu CAF, ampak zgolj za preverjanje skladnosti izvajanja posameznih faz v izvedenih procesih samoocen v organih (postopkovno).


Zaključek projekta bo slovesno obeležen predvidoma v začetku prihodnjega leta s podelitvijo diplom za sodelovanje tako prijaviteljem, kot zunanjim ocenjevalcem CAF EPI.

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________

 

 

Drugi pilotni projekt zunanje povratne informacije – pilotni projekt CAF EPI

 

Po uspešno izvedenem prvem pilotnem projektu, smo zagnali aktivnosti za izvedbo drugega pilotnega projekta za zagotovitev zunanje povratne informacije - CAF EPI (Eksterna povratna informacija). Glede na dejstvo, da so upravne enote redni uporabnik modela CAF, smo jih posebej pozvali k sodelovanju, da izrazijo morebitni interes za sodelovanje pri pridobitvi zunanje povratne informacije (kot prijavitelj) na eni strani in nam sporočijo morebitne zainteresirane javne uslužbence v svojem organu za sodelovanje v projektu kot zunanji ocenjevalci.


Pogoji za prijavo za sodelovanje


1. Prijavo je treba izpolniti od 6 do 12 mesecev po tem, ko je bilo opravljeno samoocenjevanje po CAF ter pripravljeno in poslano poročilo o samoocenjevanju vodstvu organizacije.


2. Organizacija je vpisana kot uporabnik CAF v evropsko podatkovno zbirko uporabnikov CAF pri Inštitutu za javno upravo EIPA v Maastrichtu.

 

Potek 2. pilotnega projekta


1. faza:  Prijava


Prva faza bo zajemala priprave za dejanski postopek zagotavljanja povratne informacije CAF EPI. Vanjo bosta vključena prijavitelj na eni strani in MJU (kot nacionalni organizator) na drugi strani. 
Organizacija, ki je zainteresirana za prijavo o tem obvesti MJU in predloži izjavo, ki potrjuje izpolnjevanje zgoraj navedenih dveh pogojev. MJU (komisija) bo na podlagi razpoložljive dokumentacije in kriterijev za izbiro opravil izbor prijaviteljev in jih povabil k sodelovanju. Po potrebi bo prijavitelj dopolnil zahtevane informacije. Po prejemu vse zahtevane dokumentacije bo MJU lahko začel s postopkom zagotavljanja povratne informacije.


2. faza: Zagotavljanje povratne informacije


Ko bo prijavitelj izpolnil vse zahteve prve faze, se bo lahko začel postopek zagotavljanja povratne informacije, v katerega se bodo poleg prijavitelja in MJU vključili še zunanji ocenjevalci CAF EPI. Zunanji ocenjevalci CAF EPI so osebe, ki bodo ocenjevale uporabo CAF in njegov vpliv na organizacijo ter zagotovile organizaciji koristne povratne informacije. MJU bo nato sestavil ocenjevalne skupine, obvestil prijavitelje o dodeljenih zunanjih ocenjevalcih in prijaviteljem poslal tri vprašalnike za izpolnitev: vprašalnik o procesu samoocenjevanja, vprašalnik o načrtu izboljšav in vprašalnik o zrelosti organizacije po načelih TQM. Prijavitelj bo izpolnil vprašalnike in jih poslal MJU, ki jih bo nato posredoval ocenjevalnim skupinam. Sledili bodo obiski ocenjevalnih skupin pri prijaviteljih. Ocenjevalne skupine bodo na obisku preverile ali je organizacija model CAF uspešno uporabila. Na podlagi vseh zbranih informacij pred obiskom, na kraju samem in med njim, bodo zunanji ocenjevalci CAF EPI pripravili poročilo in ga posredovali MJU.


3. faza: Končni sklep in podelitev priznanj


Na podlagi poročil bo MJU sprejel končno odločitev glede podelitve priznanj za sodelovanje v pilotnem projektu in jih o tem obvestil.


Zunanji ocenjevalci


Zunanji ocenjevalci CAF EPI imajo v postopku zagotavljanja zunanje povratne informacije CAF ključno vlogo. Njihove glavne naloge in potrebne kompetence so opisane na spletni strani Zunanja povratna informacija CAF EPI.


Pogoj za sodelovanje v projektu je opravljeno usposabljanje za zunanje ocenjevalce CAF EPI, ki bo za (nove ocenjevalce) potekalo predvidoma v mesecu februarju.  O točnem terminu in kraju usposabljanja bodo zainteresirani pravočasno obveščeni.

 

 

Okvirni časovni potek projekta

 

Pomembni mejniki

KDO

KDAJ

Prijava organizacij za sodelovanje v projektu CAF EPI

organi

januar

Obvestilo prijaviteljem za sprejem v postopek

MJU

januar

Posredovanje dokumentacije prijaviteljem v izpolnitev

MJU

januar

Posvet za prijavitelje

MJU, prijavitelji

februar

Oddaja dokumentacije s strani prijaviteljev (vloga)

prijavitelji

februar

Usposabljanje zunanjih ocenjevalcev

MJU

februar

Imenovanje ocenjevalne skupine

MJU

marec

Posredovanje dokumentacije ocenjevalcem v ocenitev

MJU

marec

Uskladitev terminov obiskov na lokacijah prijaviteljev

ocenjevalci

marec

Ocenjevanje

ocenjevalci

April/maj

Obiski na lokaciji prijaviteljev

Ocenjevalci, prijavitelji

maj

Izdelava poročil o ocenjevanju

ocenjevalci

junij

Posredovanje poročila o ocenjevanju prijaviteljem

MJU

junij

Javna objava sodelujočih v drugem pilotnem projektu

MJU

junij