Skoči na vsebino

Vsebino spletnega mesta selimo na osrednje spletno mesto državne uprave www.gov.si, ki je bilo objavljeno 1. julija 2019.
Vse naše novejše objave najdete na www.gov.si.

FAZE POSTOPKA CAF EPI

 

1. faza:  Prijava

Prva faza zajema priprave za dejanski postopek zagotavljanja povratne informacije CAF EPI. V njej sodelujeta prijavitelj na eni strani in MJU (kot nacionalni organizator) na drugi strani. 

Organizacija, ki je zainteresirana za prijavo o tem obvesti MJU in predloži prijavnico z vsemi potrebnimi podatki in s katero potrjuje izpolnjevanje zgoraj navedenih pogojev za sodelovanje.

Komisija za odločanje v postopkih uvajanja in spremljanja uporabnikov modela CAF in CAF EPI (Komisija CAF) na podlagi razpoložljive dokumentacije in kriterijev za izbiro opravi izbor prijaviteljev in jih pozove k oddaji ustrezne dokumentacije, ki obsega:
- kratko predstavitev organizacije (priloga – Predloga 1),
- kratek opis procesa zadnje samoocenitve po CAF (priloga – Predloga 2),
- zadnje samoocenitveno poročilo, ki je bilo poslano vodstvu organizacije (z dokazilom),
- zadnji akcijski načrt izboljšav, potrjen s strani vodstva (z dokazilom),
- izpolnjen Vprašalnik 1 – Proces samoocenjevanja (1.steber),
- izpolnjen Vprašalnik 2 – Načrt izboljšav (2.steber) in
- izpolnjen Vprašalnik 3 – Osem načel odličnosti (3.steber).
 

2. faza: Zagotavljanje povratne informacije (ocenjevanje)

Ko prijavitelj izpolni vse zahteve prve faze, se lahko začne postopek zagotavljanja povratne informacije, v katerega se poleg prijavitelja in MJU vključijo še zunanji ocenjevalci CAF EPI. MJU oz. Komisija CAF določi sestavo ocenjevalnih skupin in obvesti prijavitelje o dodeljenih zunanjih ocenjevalcih. Prijavitelj izpolnjene vprašalnike pošlje na MJU, le-ta pa jih, poleg ostale zahtevane dokumentacije, posreduje posameznim ocenjevalnim skupinam. Sledijo obiski ocenjevalnih skupin pri prijaviteljih, kjer preverijo ali je organizacija model CAF uspešno uporabila. Na podlagi vseh zbranih informacij pred obiskom, na kraju samem in med njim, zunanji ocenjevalci pripravijo končno poročilo in ga posredujejo MJU.

 

Zunanji ocenjevalci ocenjujejo prijavitelja po treh stebrih zagotavljanja zunanje povratne informacije:

 

1. steber: Proces samoocenjevanja
V prvem stebru ima osrednjo vlogo kakovost procesa samoocenjevanja, saj je prav kakovost samoocenjevanja podlaga za uspešne izboljšave v prihodnosti. Gre za poglobitev v kakovost procesa, ki ga bomo dobili, ko bomo razčlenili naslednje korake od 1. do 6:
- Odločite se, kako organizirati in načrtovati samoocenjevanje.
- Sporočajte o projektu samoocenjevanja.
- Sestavite eno ali več samoocenjevalnih skupin.
- Organizirajte usposabljanje.
- Izvajajte samoocenjevanje.
- Sestavite poročilo z opisom rezultatov samoocenjevanja.
 
2. steber: Proces izboljševanja
Drugi pomemben element uspešne uporabe CAF se nanaša na to, kaj naredimo z rezultati samoocenjevanja. Koraki drugega stebra torej dajejo poglobljeni vpogled v načrt izboljšav, njegovo kakovost in način kako je bil oblikovan, komuniciran in spremljan:
- Naredite osnutek načrta izboljšav na podlagi sprejetega poročila o samoocenjevanju.
- Sporočajte načrt izboljšav.
- Izvajajte načrt izboljšav.
 
3. steber: Zrelost organizacije po načelih TQM
Tretji steber je usmerjen k osmim načelom odličnosti in premiku fokusa po tem, ko je že bil uporabljen model CAF – izvedena CAF samoocenitev.

 

 

Ocenjevalne lestvice

Za ocenjevanje organizacije za proces samoocenjevanja in načrt izboljšav (1. in 2. steber) se uporablja 5-stopenjska ocenjevalna lestvica, ki je podrobno določena za vsako dejavnost znotraj korakov. Stopnje lestvice:
1. Dejavnosti so bile izvedene v zelo omejenem obsegu.
2. Dejavnosti so bile izvedene v omejenem obsegu.
3. Dejavnosti so bile izvedene na sprejemljiv način.
4. Dejavnosti so bile izvedene na zadovoljiv način.
5. Dejavnosti so bile izvedene odlično.
 
Za ocenjevanje zrelosti organizacije (3. steber) se uporablja 4-stopenjska ocenjevalna lestvica. Ocenjujejo se vrednote TQM, ki sestojijo iz osmih načel odličnosti.  Stopnje lestvice:
1. O – Dosežena ni bila niti začetna stopnja.
2. I – Začetna stopnja (Initiation)
3. R – Stopnja uresničevanja (Realization)
4. M – Stopnja zrelosti (Maturity)
 
Ocenjevanje se ne ozira na točke, ki so bile opredeljene med samoocenjevanjem, niti se ne preverjajo dejansko doseženi/izkazani rezultati izboljšav. Preverja se način samoocenjevanja in priprave načrta izboljšav ter ali so se s samoocenjevanjem spremenile temeljne vrednote glede razvijanja kakovosti v organizaciji.

 

3. faza: Končni sklep in podelitev priznanj »Uspešen CAF uporabnik«

Ocenjevanje, ki ga izvajajo zunanji ocenjevalci, temelji na dokazih, zbranih na razgovorih z različnimi skupinami v delovnem okolju prijavitelja, samoocenitvenem poročilu, načrtu izboljšav in drugih ustreznih dokumentih.
Na podlagi poročil zunanjih ocenjevalcev, MJU predlaga Komisiji CAF dobitnike priznanj »Uspešen CAF uporabnik« v končno odločitev, o odločitvi obvesti prijavitelje in jim pošlje tudi končno poročilo.
Priznanja se podelijo na vsakoletni slovesnosti ob podelitvi priznanj CAF in CAF EPI, predvidoma v začetku leta. Seznam dobitnikov se objavi na spletni strani.

 

4. faza: Obrazložitev končnega poročila
Po prejemu končnega poročila s strani prijavitelja, ocenjevalna skupina ponovno obišče prijavitelja. Namen obiska je izključno dodatna obrazložitev poročila in v nobenem primeru ne gre za spreminjanje njegove vsebine, niti v besedilu, niti v oceni.