Skoči na vsebino

PRVI PILOTNI PROJEKT CAF EPI

Nazadnje osveženo: 17. 10. 2017

Zaključen 1. pilotni projekt zagotavljanja zunanje povratne informacije CAF - CAF EPI

 

Na Ministrstvu za javno upravo smo v okviru zastavljenega strateškega cilja »Izboljšanje sistemov kakovosti, programskega načrtovanja, pregleda poslovanja, merljivih ciljev in procesnih kazalnikov v organih javne uprave«, uspešno zaključili 1. pilotni projekt zagotavljanja zunanje povratne informacije CAF – CAF EPI.


Zunanja povratna informacija CAF pomeni pisno poročilo o izvedbi neodvisne ocenitve, kako dobro nek organ ali organizacija izvaja postopek samoocenitve po modelu CAF, pri čemer se ocenjuje: proces samoocenjevanja, proces izboljševanja in zrelost organizacije po načelih celovitega obvladovanja kakovosti.

 
V projekt je bilo prostovoljno vključenih šest prijaviteljev – organov javne uprave (upravne enote): UE Grosuplje, UE Kočevje, UE Krško, UE Slovenska Bistrica, UE Vrhnika in UE Zagorje ob Savi. Ocenjevanje prijaviteljev je izvedlo skupno šestnajst zunanjih ocenjevalcev - javnih uslužbencev, ki so bili za to posebej usposobljeni: Mateja Arko Košec, Alenka Burnik, Vesna Gerič, mag. Nina Hadžimulić, Elena Hari Pertovt, Irena Jurov, mag. Polona Kotnik, Gordana Mikunovič, mag. Sabina Mirković, Vida Omerzel, Barbara Peharc, mag. Vitomir Pretnar, Nataša Raspotnik, mag. Vinko Skale, dr. Jelko Urbančič in mag. Jožica Volčanjk. Ocenjevanje je potekalo v okviru šestih ocenjevalnih skupin, ki so v obdobju junij-avgust pregledale pisno dokumentacijo prijaviteljev in izvedle obiske na njihovih lokacijah ter na podlagi ugotovitev izdelale pisna končna poročila s prepoznanimi prednostmi in predlogi izboljšav. Poročila so bila v začetku septembra, s strani Sektorja za kakovost v Uradu za razvoj, ki je celoten postopek vodil, poslana prijaviteljem.


Pilotni projekt se je zaključil 26. 9. 2017 z zaključnim sestankom predstavnikov prijaviteljev in zunanjih ocenjevalcev ter predstavnikov Sektorja za kakovost. Več o zaključnem sestanku na spletni povezavi…

 
Rezultati projekta so pokazali, da so sodelujoči prijavitelji vešči samoocenjevanja in so bili v povprečju dobro ocenjeni po kriterijih organiziranja, načrtovanja in izvedbe samoocenjevanja ter izvedbe načrta izboljšav. Pokazala se je visoka predanost vodstva in osredotočenost na odjemalce ter družbena odgovornost vključenih organov. Vsi vključeni organi so bili dovolj dobro ocenjeni, da bi v rednem postopku z istimi rezultati pridobili naziv Uspešni uporabnik CAF.


Pogled bližje na rezultate nam pove, da so bili v povprečju najbolje ocenjeni zlasti v koraku 1 (Odločitev za samooceno), sledil je korak 3 (Sestavite samoocenjevalne skupine) in korak 9 (Poročilo z rezultati samoocenjevanja). Pri 7. koraku (Osnutek načrta izboljšav) pa so ocenjevalci zaznali področja možnih izboljšav - zlasti v smislu izboljšanja komuniciranja, saj so bile ocene tu v povprečju najnižje. Sodeč po načelih odličnosti, ki so jih ocenjevalci tudi ocenjevali, pa so bili prijavitelji najbolje ocenjeni po načelu »Osredotočenost na državljana/odjemalca«, sledila pa so mu »Voditeljstvo in stanovitnost namena«, »Razvoj in vključenost zaposlenih« in »Družbena odgovornost«. Najslabše pa sta bili v povprečju ocenjeni načeli »Nenehno učenje, izboljševanje in inoviranje« in »Razvijanje partnerstev«.

 

Na podlagi ugotovitev z razprave s prijavitelji in zunanjimi ocenjevalci in rezultatov analize ugotavljanja zadovoljstva prijaviteljev je mogoče povzeti, da so bili prijavitelji zadovoljni z vodenjem, informiranjem in usmeritvami pri izvajanju projekta CAF-EPI, z delovanjem zunanjih ocenjevalcev in vsebino končnih poročil. Na drugi strani pa je potek aktivnosti nekaterim oteževal čas rednih letnih dopustov, vendar so težave s prilagoditvami uspeli uspešno premostiti. Iz analize ugotavljanja zadovoljstva zunanjih ocenjevalcev in iz pogovora z njimi na sestanku, je bilo zaznati zadovoljstvo z izvedenim usposabljanjem, sestavo ocenjevalnih skupin, odzivnostjo MJU in kooperativnostjo na strani prijaviteljev.

 
Zaznana pa je bila potreba po kalibraciji (umerjanju) zunanjih ocenjevalcev ter spremembi časovnega razporeda aktivnosti v projektu, kar želimo izboljšati v naslednjem projektu, poleg še drugih nekaterih novosti in izboljšav. 
Pilotni projekt smo zaključili na Bledu, kjer smo vsem sodelujočim prijaviteljem in zunanjim ocenjevalcem v projektu v okviru 61. EOQ Kongresa – na predkongresni delavnici 10. 10. 2017 podelili diplome za sodelovanje. Več o predkongresni delavnici na spletni povezavi…


Na MJU smo upravičeno zadovoljni, saj je bil z uspešno zaključenim projektom narejen korak naprej v smeri dodatne spodbude in zagona za dvig nivoja uporabnikov modela CAF.
___________________________________________________________________________________________

 

POTEK PILOTNEGA PROJEKTA

 

1. faza:  Prijava


Prva faza zajema priprave za dejanski postopek zagotavljanja povratne informacije CAF EPI. Vanjo sta vključena prijavitelj na eni strani in MJU (kot nacionalni organizator) na drugi strani. 


Organizacija, ki je zainteresirana za prijavo o tem obvesti MJU in predloži izjavo, ki potrjuje izpolnjevanje zgoraj navedenih dveh pogojev. MJU (komisija) na podlagi razpoložljive dokumentacije in kriterijev za izbiro opravil izbor prijaviteljev in jih povabil k sodelovanju. Po potrebi prijavitelj dopolni zahtevane informacije. Po prejemu vse zahtevane dokumentacije MJU začne s postopkom zagotavljanja povratne informacije.


2. faza: Zagotavljanje povratne informacije


Ko prijavitelj izpolni vse zahteve prve faze, se lahko začne postopek zagotavljanja povratne informacije, v katerega se poleg prijavitelja in MJU vključijo še zunanji ocenjevalci CAF EPI. Zunanji ocenjevalci CAF EPI so osebe, ki bodo ocenjevale uporabo CAF in njegov vpliv na organizacijo ter zagotovile organizaciji koristne povratne informacije. MJU nato sestavi ocenjevalne skupine, obvesti prijavitelje o dodeljenih zunanjih ocenjevalcih in prijaviteljem pošlje tri vprašalnike za izpolnitev: vprašalnik o procesu samoocenjevanja, vprašalnik o načrtu izboljšav in vprašalnik o zrelosti organizacije po načelih TQM. Prijavitelj bo izpolnil vprašalnike in jih poslal MJU, ki jih bo nato posredoval ocenjevalnim skupinam. Sledijo obiski ocenjevalnih skupin pri prijaviteljih. Ocenjevalne skupine na obisku preverijo ali je organizacija model CAF uspešno uporabila. Na podlagi vseh zbranih informacij pred obiskom, na kraju samem in med njim, zunanji ocenjevalci CAF EPI pripravijo poročilo in ga posredujejo MJU.


3. faza: Končni sklep in podelitev priznanj


Na podlagi poročil zunanjih ocenjevalcev MJU sprejme končno odločitev glede podelitve priznanj za sodelovanje v pilotnem projektu in o tem obvesti prijavitelje.