Skoči na vsebino

SEKRETARIAT

 

Sekretariat opravlja spremljajoče, metodološke, strokovno tehnične ter druge naloge na področju organizacije in upravljanja s kadrovskimi viri, materialnega poslovanja, finančno-proračunskega poslovanja, javnih naročil za naročila do 20.000 EUR za blago in storitve ter 40.000 EUR za gradnje (evidenčna naročila), poslovanja z dokumentarnim gradivom za ministrstvo in Inšpektorat za javni sektor.

 

 

Služba za kadrovske zadeve

- pripravlja predlog sistemizacije in akt o notranji organizaciji in sistemizaciji delovnih mest;

- pripravlja interne akte s področja dela službe;

- sodeluje pri pripravi programa dela in poročila o delu sekretariata;
- sodeluje pri pripravi in usklajevanju skupnega kadrovskega načrta ter spremlja in nadzira realizacijo kadrovskega načrta; 
- izvaja natečajne postopke, postopke sklenitve delovnega razmerja, premeščanja in prenehanja delovnega razmerja javnih uslužbencev, ter pripravlja sklepe, odločbe in pogodbe;
- opravlja strokovne naloge v postopnih redne in izredne odpovedi delovnega razmerja; 
- izvaja naloge za zagotavljanje kadrovskih in organizacijskih ter delovnih pogojev za delovanje ministrstva;
- opravlja naloge v zvezi s štipendiranjem, pripravništvom in mentorstvom, napredovanjem, imenovanjem v naziv, ugotavljanjem odgovornosti in nesposobnosti javnih uslužbencev in vodi evidenco;
- pripravlja individualne akte iz naslova pravic, ki izhajajo iz delovnega razmerja; 
- izvaja postopke v zvezi z odmero letnega dopusta; 
- obravnava vloge za solidarnostno pomoč;
- spremlja kariero javnih uslužbencev, spremlja izvajanje letnih razgovorov, izvaja naloge v zvezi z ocenjevanjem in napredovanjem javnih uslužbencev ministrstva v plačne razrede in uradniške nazive;

- načrtuje in spremlja izobraževanje, izpopolnjevanje in usposabljanje javnih uslužbencev v ministrstvu; 

- izvaja postopke v zvezi z napotitvami na izobraževanja, usposabljanja in izpopolnjevanja;

- izvaja aktivnosti v zvezi s prijavami na strokovne izpite in usposabljanje za pridobitev naziva ter vodenje in odločanje v upravnem postopku;
- zbira, pripravlja, obdeluje in ureja kadrovske podatke in vodi kadrovsko evidenco zaposlenih v ministrstvu v fizični in elektronski obliki;
- pripravlja podatke za obračun plač in drugih osebnih prejemkov; 
- pripravlja oceno potrebnih sredstev za stroške dela, spremlja in analizira realizacijo stroškov dela in pripravlja predloge ukrepov za upravljanje s stroški dela;

- izvaja naloge v zvezi z nagrajevanjem (redna delovna uspešnost, povečan obseg dela); 
- izvaja napotitve na predhodne, obdobne in druge zdravstvene preglede kandidatov za zaposlitev in javnih uslužbencev ministrstva; 
- opravlja naloge na področju varnosti in zdravja pri delu; 
- izvaja naloge v zvezi s kadrovsko dokumentacijo, prijavami in odjavami v sistem socialnih zavarovanj; 
- ureja zdravstveno, invalidsko in dodatno nezgodno zavarovanje ter dopolnilno zdravstveno zavarovanje javnih uslužbencev; 
- ureja kolektivno dodatno pokojninsko zavarovanje; 
- opravlja naloge na področju imenovanj v delovna telesa (interne delovne skupine in medresorske delovne skupine ter projektne skupine) in vodi evidenco delovnih teles in imenovanj v delovna telesa; 
- opravlja naloge v postopkih pridobitve dovoljenj za dostop do tajnih podatkov in vodenje evidence imetnikov dovoljen za dostop do tajnih podatkov in pooblaščenih oseb za določanje stopenj tajnosti;

- organizira poslovne procese ministrstva tako, da v soglasju z odgovornimi osebami določi način izvajanja posameznega poslovnega procesa in odgovorne osebe za posamezni proces;
- skrbi, da poslovanje znotraj ministrstva med posameznimi notranjimi organizacijskimi enotami oziroma javnimi uslužbenci poteka tekoče in transparentno, in v zvezi s tem notranjim organizacijskim enotam svetuje in predlaga ukrepe;
- opravlja naloge, povezane z izdajo pooblastil javnim uslužbencem in funkcionarjem, vodi evidenco pooblastil in določa načine izvajanja pooblastil.

 

 

Služba za finance in proračun


- pripravlja predlog finančnega načrta ministrstva (načrt prihodkov, odhodkov, nabav in investicij); 
- izvaja finančno poslovanje ministrstva; 
- pripravlja predlog zaključnega računa v skladu z navodili za pripravo zaključnega računa proračuna; 
- pripravlja poročila o realizaciji finančnega načrta in o uporabi sredstev po programih, podprogramih, projektih, proračunskih postavkah, stroškovnih mestih; 
- spremlja finančno izvajanje projektov; 
- koordinira in pripravlja mesečni likvidnostni načrt; 
- spremlja izvajanje pogodb z vidika finančne realizacije; 
- na podlagi predlogov o oddaji naročila preveri predvidene bodoče obveznosti in razpoložljiva sredstva kot pogoj za začetek javnega naročila; 
- pripravlja finančne elemente predobremenitev in predlogov prerazporeditev sredstev med glavnimi programi, podprogrami in postavkami/konti in odpira nove postavke/konte; 
- vodi evidenco pogodb; 
- pripravlja odredbe za plačilo obveznosti; 
- vodi pregled stroškov in evidenc službenih potovanj, obračun potnih nalogov ter pripravlja dokumentacije za računovodstvo; 
- vodi izvajanje postavk lastne dejavnosti z vsemi pripadajočimi evidencami; 
- sodeluje pri pripravi kalkulativnih osnov za oblikovanje cen za lastno dejavnost.

 

 

Služba za splošne zadeve


- vzpostavlja sistem vodenja osnovnih sredstev (prevzem osnovnih sredstev, prenos osnovnih sredstev, vodenje evidence osnovnih sredstev ter skrb za skladiščno poslovanje); 
- pripravlja popis in usklajuje stanje sredstev in obveznosti do virov sredstev s knjigovodskim stanjem (inventura); 
- izvaja naloge v zvezi z uporabo in vzdrževanjem službenih vozil, dodeljevanjem parkirnih mest za javne uslužbence in vodi evidenco v zvezi s to nalogo; 
- sodeluje pri pripravi programa dela in poročila o delu sekretariata; 
- spodbuja elektronsko poslovanje med notranjimi organizacijskimi enotami in javnimi uslužbenci in v zvezi s tem notranjim organizacijskim enotam svetuje in nalaga ukrepe; 
- pripravlja in usklajuje načrt signirnih znakov; 
- izvaja naloge v zvezi s preskrbo ministrstva s papirniškim in drugim potrošim materialom; 
- načrtuje, izvaja in spremlja materialno poslovanje ministrstva; 
- vodi seznam evidenčnih naročil;
- skrbi za zavarovanje premičnega premoženja ministrstva; 
- načrtuje in usklajuje delo na področju poslovanja z dokumentarnim gradivom na ministrstvu; 
- opravlja naloge pisarniškega poslovanja (pregleduje, razvršča, signira, klasificira, evidentira dokumentarno gradivo, odpravlja pisemske pošiljke ter vodi rokovnik in tekočo zbirko dokumentarnega gradiva);
- usklajuje in nadzira vodenje evidenc o zadevah in dokumentih v tekoči zbirki ter skrbi za pravilno ravnanje z dokumentarnim gradivom; 
- vodi evidenco zaupnega gradiva; 
- zagotavlja distribucijo dnevnih in tedenskih časopisov in publikacij;
- pripravi in usklajuje načrt klasifikacijskih znakov;
- vodi evidenco pečatov, žigov in štampiljk ter ureja poslovanje z njimi; 
- vodi register in zbirko obrazcev ministrstva; 
- zagotavlja notranje in zunanje kurirske storitve za ministrstvo; 
- vodi stalno zbirko dokumentarnega gradiva.

 

 

Služba za pravne zadeve


- pripravlja in sodeluje pri oblikovanju pravno sistemskih rešitev na področjih iz pristojnosti sekretariata;
- pripravlja usmeritve, poročila in podaja mnenja v zvezi z izvajanjem predpisov pri delovanju ministrstva;
- vodi upravne postopke na II. stopnji, ki se vodijo na ministrstvu;
- pripravlja oziroma sodeluje pri pripravi internih aktov ministrstva; 
- vodi evidenco internih aktov ministrstva in hrani originalne izvode teh aktov;
- sodeluje pri pripravi programa dela in poročila o delu sekretariata; 
- sodeluje pri delovnopravnih in obligacijskih postopkih v zvezi z javnimi uslužbenci;
- neposredno sodeluje in koordinira delo z domačimi in tujimi pravosodnimi organi; 
- vodi skupno evidenco sodnih postopkov;
- sodeluje pri pripravi zahtevnejših pogodb, daje pravna mnenja k izdelanim osnutkom pogodb in opravlja pravne redakcije že pripravljenih pogodb; 
- izvaja pravne naloge pri izvajanju kohezijske politike; 
- vodi postopke v zvezi s posredovanjem informacij javnega značaja;
- pravno svetuje NOE pri nalogah z njihovega delovnega področja; 
- koordinira delo v RPS in IPP.