Delovno področje, ki ga pokriva glavna pisarna predstavlja upravljanje z dokumentarnim gradivom, kar obsega naloge:
sprejemnega prostora oziroma vložišča, evidentiranja zadev, dosjejev in dokumentov (signiranje in klasificiranje), odprema dokumentarnega gradiva ter skrb za varovanje dokumentarnega gradiva.
Javni uslužbenci glavne pisarne vodijo in skrbijo za pravilno in enotno vodenje evidenc o vseh zadevah, dosjejih in dokumentih organa ter v sodelovanju s predstojnikom, vodji notranjih organizacijskih enot in drugimi pooblaščenimi javnimi uslužbenci usklajujejo in nadzirajo ravnanje z dokumentarnim gradivom v notranjih organizacijskih enotah ter pri javnih uslužbencih organa.
Temeljna načela
Za poslovanje z dokumentarnim gradivom so upoštevana spodnja temeljna načela.
Zakonitost pomeni upoštevanje predpisov, ki določajo, kako poteka pisarniško poslovanje, ter drugih predpisov, ki določajo ravnanje z osebnimi, tajnimi ali kako drugače občutljivimi podatki.
Strokovnost pomeni upoštevanje pravil upravnega poslovanja in strokovnega dela.
Javnost pomeni, da mora biti omogočen vpogled v dokument vsem, ki jih zadeva ali ki z njim povezano zadevo rešujejo.
Ažurnost je zahteva, da morajo biti obravnavani vsi dokumenti tekoče in sproti ter brez nepotrebnega odlašanja, kar obsega prejemanje, vpisovanje, klasificiranje, signiranje in odpremljanje pošte ter reševanje zadev.
Sledljivost pomeni, da mora biti v vsakem trenutku mogoče ugotoviti, kje se zadeva nahaja v reševanju in kakšno je stanje zadeve. To omogoča uvedba pregleda nad opravljenim delom glavne pisarne in uslužbencev, ki zadeve rešujejo, vodenje knjig in evidenc pisarniškega dokumentarnega gradiva, urejenost in preglednost dokumentacije, preglednost evidentiranja vseh uradnih pošiljk.
Racionalnost pomeni izvajanje pisarniškega poslovanje brez povzročanja nepotrebnih stroškov ali nepotrebnega povečevanja že nastalih. To načelo se upošteva:
z zmanjšanjem obsega poslovanja z dokumentarnim gradivom v fizični obliki; s poenotenjem postopkov poslovanja; z uporabo enkrat zapisanega dokumenta za vse primere; z izogibanjem nepotrebnemu izdelovanju papirnih kopij dokumentov.
Primer dobre prakse: Vlada RS je na 131. seji dne 19.07.2007 na predlog Ministrstva za javno upravo, sprejela sklep št. 38200-23/2007/12, da vsi organi državne uprave od 01.10.2007 dalje za medsebojno izmenjavo pisnih dokumentov uporabljajo izključno elektronsko pošto.
Sprejetje vladnega sklepa je dokončno vzpostavilo stanje, da organi državne uprave dosledno uporabljajo elektronske poti za medsebojno komunikacijo in ne več klasičnih poštnih. Tako smo pri poslovanju Ministrstva za javno upravo v letu 2007 kljub povečanju števila izhodnih dokumentov za 18,7 odstotka znižali poštne stroške za 19,2 odstotka.
|
Varnost pomeni, da se morajo pri pisarniškem poslovanju izvajati ukrepi za varovanje dokumentov pred poškodovanjem, nenamernim ali zlonamernim uničenjem. Posebej to pomeni, da mora obstajati:
možnost ponovne vzpostavitve delovanja glavne pisarne, zbirk dokumentov, zadev in posameznih dokumentov v primeru nepredvidene prekinitve delovanja računalniške podpore ali višje sile in urejeno varovanje dokumentarnega gradiva (tekoča zbirka pisarniškega dokumentarnega gradiva) s pomočjo sprotnega ali periodičnega izdelovanja varnostnih kopij.
Zanesljivost je vodenje zbirk dokumentov in njihovih delov na način, da je njihova verodostojnost ohranjena v vsakem trenutku.
Preglednost pomeni, da mora biti omogočen vpogled v dokumentarna gradiva vsem, ki jih zadevajo in ki imajo to pravico ter da je vodstvu omogočeno redno ali po potrebi seznanjanje s stanjem vseh zadev.
|
