Temelji učinkovite uprave

V poslanstvu našega ministrstva smo zapisali enostaven cilj - prijazna in učinkovita uprava. Seveda je pomembno, da je uprava prijazna, torej usmerjena k svojim uporabnikom ter hkrati prijazno delovno okolje za svoje uslužbence. Vendar pa še tako prijazna uprava ne bi pomenila ničesar, če bi presegla finančne zmožnosti naše države ali delovala sicer prijazno, vendar nekakovostno.

Zato je enako kot prijaznost uprave pomembna tudi njena učinkovitost. To učinkovitost uprave pa sestavljata dva bistvena temelja:

1. kakovostno in pravočasno odločanje državne uprave ter
2. učinkovito upravljanje s kadrovskimi, finančnimi in materialnimi viri v državni upravi.

Kakovost v javni upravi

Vzpostavitev sistema kakovosti v javni upravi je dolgoročen proces, ki ga je naša uprava začela z uvajanjem sistemov kakovosti v skladu z ISO standardi (ISO 9001:2000), v zadnjem času pa ga nadaljuje predvsem na področju modela poslovne odličnosti (Priznanje RS za poslovno odličnost) in uporabe Skupnega ocenjevalnega okvirja za organizacije v javnem sektorju (angleško: "Common Assesment Framework").

Učinkovito upravljanje s kadrovskimi viri

Eden izmed pomembnih elementov sodobne uprave je tudi področje upravljanja kadrovskih virov v smislu zavestnega, načrtnega, sistematičnega in racionalnega ravnanja z ljudmi pri delu. Podlago za aktivno izvajanje postavlja Zakon o javnih uslužbencih, s katerim se v javni upravi vzpostavlja uslužbenski sistem temelječ na izbiri po merilih strokovne usposobljenosti in spodbujanju nadpovprečne delovne uspešnosti itn.

Učinkovito upravljanje s finančnimi in materialnimi viri

Učinkovito upravljanje s finančnimi in materialnimi viri je že dolga leta uveljavljeno v zasebnem sektorju, medtem ko se v sklopu t. i. novega javnega managementa v javni upravi uveljavlja šele v zadnjem času.

Na Ministrstvu za javno upravo aktivno uvajamo v prakso nekatera spoznanja in rešitve iz zasebnega sektorja ter javnih uprav drugih držav članic Evropske unije. Tako z različnimi ukrepi uspešno znižujemo stroške v državni upravi, kakor tudi stroške uporabnikov ob poslovanju z upravo. Hkrati s posodabljanjem in prenovo procesov ter njihovo informatizacijo povečujemo učinkovitost državne uprave, kar omogoča njeno postopno zmanjševanje (predvideno je postopno 1% letno zmanjševanje števila uslužbencev) in povečevanje njene učinkovitosti in kakovosti upravnega poslovanja.

Zniževanje stroškov v državni upravi

S cenejšo državno upravo se večkrat povezujejo izrazi kot so varčevanje, zategovanje pasu in podobno. Vendar pa takšna cenejša uprava ni naš cilj, saj bi to pomenilo, da uprava, namesto, da postaja učinkovitejša, raje ukinja določene storitve oziroma znižuje njihovo raven, da bi prihranila denar. Uprava bi bila tako cenejša, vendar bi hkrati tudi nudila slabši servis svojim uporabnikom - posameznikom in podjetjem.

Na Ministrstvu za javno upravo smo se zato odločili za drugačen koncept zniževanja stroškov, kjer želimo zagotoviti eno od dveh možnosti:

1. če so sredstva na razpolago, želimo ob istih stroških bistveno izboljšati storitev ali
2. če sredstev ni dovolj, isto kakovost storitev ponuditi uporabnikom z nižjimi stroški.

Za zniževanje stroškov uporabljamo različne mehanizme:

1. skupna javna naročila - če celotna državna uprava določeno blago ali storitve (npr. pisarniški material, osebna vozila, energijo, mobilno telefonijo in podobno) kupuje skupaj preko enotnega javnega razpisa, bo zaradi velikega obsega naročila lahko potrebno blago ali storitve kupila bistveno ceneje,
2. enotne in skupne rešitve - če več organov skupaj razvija informacijske in druge rešitve za svoje potrebe (npr. predstavitvene spletne strani, programske aplikacije za podporo istovrstnim nalogam in podobno), bo takšno sodelovanje zagotovilo cenejši razvoj in vzdrževanje takšnih rešitev,
3. ovrednotenje ugleda in znanja državne uprave - državna uprava se mora zavedati svojega ugleda in pomena pridobljene reference za ponudnika, ki posluje z državno upravo, ter zato zahtevati ustrezen dodatni popust; prav tako se mora državna uprava zavedati ugleda najvišjih predstavnikov slovenske vlade ter znanja, s katerim razpolagajo njeni uslužbenci, kar oboje velikokrat potrebujejo zasebna podjetja pri izvedbi različnih dogodkih (posveti, seminarji, otvoritve, itd.),
4. nadzor nad porabo - pri določenem blagu in storitvah (pisarniški material, gorivo, telefonija, itd.) lahko brez ustreznega nadzora nad porabo in vnaprej določenih omejitev stroški hitro presežejo razumne meje; zato so vlada in posamezna ministrstva določila jasen sistem nadzora in predvsem omejitve uporabe (npr. presežke pri mobilni telefoniji krijejo javni uslužbenci sami in ne državni proračun),
5. skrb za racionalno poslovanje - vsak javni uslužbenec mora pri vsaki nalogi nadzorovati porabo in s tem povezane stroške, kar poizkušamo doseči z ustreznim sistemom usposabljanja in motivacije ter tudi prenosa nepotrebnih stroškov, ki jih povzročijo javni uslužbenci, z državnega proračuna na njih osebno.

Da svoje obljube držimo, dokazujejo nekateri odmevnejši manjši in večji primeri zniževanja stroškov v državni upravi, ki smo jih dosegli od decembra 2004, ko je Ministrstvo za javno upravo začelo z delom.

Zniževanje stroškov za uporabnike

Na Ministrstvu za javno upravo se zavedamo, da učinkovita uprava ne pomeni samo zniževanja stroškov znotraj uprave, temveč je enako ali morda celo pomembnejše tudi zniževanje stroškov uporabnikov pri njihovem poslovanju z upravo.

Zato tudi temu področju posvečamo precej pozornosti in zniževanje stroškov za uporabnike dosegamo na naslednje načine:

1. odprava nepotrebnih postopkov - z informatizacijo in povezovanjem evidenc v državni upravi lahko odpravimo potrebo po določenih postopkih, potrdilih ali podatkih, saj lahko namesto, da bi jih posameznemu organu javne uprave morali predložiti uporabniki, organi podatke pridobijo en od drugega; na ta način se bistveno zmanjšajo potrebe po pridobivanju različnih izpiskov, potrdilih in podobnih dokumentov, kar uporabnikom prihrani čas in denar,
2. poenostavitev in pohitritev postopkov - na ministrstvu stalno spremljamo različne postopke ter opozarjamo na nepotrebne zahteve (t. i. odprava administrativnih ovir) in predlagamo načine za hitrejše izvajanje postopkov (poenostavitev, prenova procesov, informatizacija in podobno),
3. odprava upravnih zaostankov - vsaka odločitev, ki jo državna uprava ne sprejme pravočasno, za uporabnike pomeni podaljševanje čakanja in s tem povezane večje stroške; s programi za zmanjševanje zaostankov zato lahko uporabnikom (še posebej v gospodarstvu) bistveno znižamo stroške,
4. e-uprava in drugi sodobni načini poslovanja - z informatizacijo postopkov in elektronskim poslovanjem s strankami uprava svojim uporabnikom bistveno zniža stroške.

Na naši spletni strani so dostopni nekateri odmevnejši primeri zniževanja stroškov za uporabnike.